Incaricare fornitori locali in Svizzera: documenti, offerte e aggiudicazione

Privato o pubblico: chi affida l’incarico?

Verificate innanzitutto chi è il committente: un’impresa privata o la mano pubblica. Le imprese private scelgono i fornitori locali sostanzialmente liberamente. Non si applicano prescrizioni di diritto degli appalti pubblici, non vi è alcun obbligo di pubblicazione né soglie di valore.

Per Confederazione, Cantoni e Comuni si applica il diritto degli appalti pubblici. Esso mira a garantire una concorrenza leale e un uso parsimonioso del denaro dei contribuenti.

Il diritto svizzero degli appalti pubblici poggia su diversi pilastri. Tra questi figurano la Legge federale sugli appalti pubblici (LAP), l’Ordinanza sugli appalti pubblici (OAP) e l’Accordo intercantonale sugli appalti pubblici (AIAP). A ciò si aggiungono le leggi cantonali di adesione, come ad esempio la legge del Canton Berna.

Si applicano inoltre gli art. 3 e 5 della Legge federale sul mercato interno. Completano il quadro l’Accordo dell’OMC sugli appalti pubblici (Government Procurement Agreement) e l’Accordo tra la Svizzera e la Comunità europea su taluni aspetti degli appalti pubblici.

Non sono tenuti al rispetto delle norme solo gli enti pubblici. Anche le imprese pubbliche e private titolari di diritti esclusivi o speciali devono osservare le prescrizioni se operano in determinati settori (art. 4 LAP). Chi lavora per un’azienda pubblica può far parte di una catena di appalto.

La guida comune agli appalti di Confederazione, Cantoni e Comuni (TRIAS) indica quali committenti sono interessati.

I committenti privati non sono vincolati da obblighi di pubblicazione né da soglie di valore. Possono selezionare e incaricare direttamente i fornitori locali. Per le condizioni di lavoro applicabili, la LDist con la ODist rinvia al Codice delle obbligazioni e ai contratti collettivi di lavoro.

Gli appalti pubblici vengono pubblicati su simap.ch. I committenti privati scelgono i loro fornitori locali direttamente; possono richiedere referenze, autorizzazioni ed estratti dall’ufficio di esecuzione.

Quali documenti dovreste richiedere

Richiedete a tutti gli offerenti, in modo uniforme, soltanto i documenti necessari per la valutazione. Si è rivelata utile una lista fissa: estratto dal registro di commercio ed estratto dall’ufficio di esecuzione.

A questi si aggiungono una lista di referenze con progetti conclusi o incarichi eseguiti con successo, nonché le qualifiche e la disponibilità garantita delle persone chiave proposte.

Per le professioni regolamentate, richiedete le autorizzazioni specifiche del settore. Inoltre, esigete prove del rispetto dei contratti collettivi di lavoro applicabili, attestati assicurativi e indicazioni sui subappaltatori da coinvolgere.

L’estratto dall’ufficio di esecuzione mostra le esecuzioni degli ultimi cinque anni e gli eventuali certificati di perdita esistenti. Per un’altra persona o azienda può essere ordinato solo dimostrando per iscritto un interesse degno di protezione, ad esempio con una richiesta di offerta, un’offerta o un contratto.

Un estratto standard costa 17 franchi, 18 franchi con spedizione.

Per le professioni regolamentate, la Segreteria di Stato per la formazione, la ricerca e l’innovazione (SEFRI) mette a disposizione schede informative su sbfi.admin.ch/de/merkblaetter-reglementierte-berufe. Elenchi e sintesi sui contratti collettivi di lavoro si trovano su entsendung.admin.ch/app/gav_kurz.

Chiarite prima del bando quale autorizzazione sia necessaria per l’attività concreta e richiedete solo quella. Prescrizioni generiche causano richieste di chiarimenti inutili.

Tenete pronti i documenti generali. Chi cerca la presentazione aziendale e la lista di referenze solo dopo aver ricevuto il bando perde tempo prezioso per l’elaborazione contenutistica entro il termine di presentazione.

Nella città di Zurigo, l’ufficio di esecuzione competente dipende dal quartiere cittadino. A Basilea Città, l’ordinazione allo sportello di Aeschenvorstadt 56 è possibile senza appuntamento. Gli uffici di esecuzione della città di Zurigo non forniscono informazioni per telefono, fax o e-mail.

Nella città di Zurigo vi sono dodici uffici di esecuzione comunali. Nel modulo online non è necessario individuare personalmente l’ufficio competente. Allo sportello il pagamento è possibile solo in contanti o con carta di debito.

A Basilea Città, allo sportello di Aeschenvorstadt 56 si può pagare in contanti, tramite TWINT, PostFinance Pay, carta di credito o di debito.

Un estratto dall’ufficio di esecuzione può essere ordinato online, per posta o allo sportello. A Basilea Città, l’ordine viene evaso entro 48 ore dal ricevimento nei giorni feriali; il link per il download è valido per 14 giorni e utilizzabile al massimo dieci volte.

Fornitori dall’estero: notifica e confronto salariale

Per i fornitori dello spazio UE o AELS valgono obblighi aggiuntivi. Per gli impieghi soggetti a notifica dei prestatori di servizi esiste una procedura di notifica online sul luogo di impiego.

La notifica avviene tramite il portale EasyGov; il manuale d’utente rimanda al nuovo portale di notifica EasyGov dal 17.03.2025.

Le persone attive provenienti da Stati UE/AELS possono lavorare per al massimo 90 giorni lavorativi per anno civile senza permesso di soggiorno, ma con obbligo di notifica. Il datore di lavoro deve notificare il soggiorno al più tardi il giorno prima dell’inizio del lavoro sulla pagina EasyGov relativa alla procedura di notifica per l’attività lucrativa di breve durata fino a 90 giorni.

Per i lavoratori distaccati sono rilevanti il confronto salariale internazionale e le misure accompagnatorie. La base giuridica è la Legge federale sul distacco di lavoratori (LDist) e la relativa ordinanza (ODist).

La Segreteria di Stato dell’economia (SECO) mette a disposizione la direttiva sulla procedura per il confronto salariale internazionale e un esempio di calcolo. Per la stima dei salari sono disponibili www.lohnrechner.ch e il calcolatore dei salari su www.entsendung.admin.ch.

Le norme imperative per i lavoratori distaccati riguardano i salari minimi inclusi i supplementi per vacanze e giorni festivi, gli orari di lavoro e di riposo, la durata minima delle vacanze, la sicurezza e la tutela della salute sul luogo di lavoro, la parità di trattamento tra uomo e donna nonché un alloggio usuale. L’elenco corrisponde alla direttiva UE 96/71/CE.

La piattaforma entsendung.admin.ch fornisce tutte le informazioni necessarie e informa sui requisiti amministrativi legati al distacco in Svizzera.

Per domande e controlli sono competenti le autorità cantonali in materia di migrazione e mercato del lavoro; il SEM gestisce l’elenco dei contatti. I Cantoni controllano regolarmente il rispetto delle prescrizioni della LDist. Ulteriori informazioni sulla regolamentazione dell’orario di lavoro in Svizzera si trovano su www.entsendung.admin.ch.

L’elenco dei contatti delle autorità cantonali in materia di migrazione e mercato del lavoro è consultabile su sem.admin.ch/sem/de/home/ueberuns/kontakt/kantonale_behoerden/adressen_kantone_und.html.

Per determinati distacchi possono essere necessarie autorizzazioni cantonali o conferme. Chiarite prima dell’inizio dell’impiego con l’autorità cantonale competente in materia di migrazione quali documenti siano richiesti nel vostro caso.

Se per un impiego siano necessari tali documenti o conferme cantonali va chiarito prima dell’inizio con l’autorità cantonale competente in materia di migrazione.

La scheda informativa «Prestazione di servizi in Svizzera», la checklist «Lavorare in Svizzera» e la delimitazione tra lavori soggetti e non soggetti a notifica riassumono gli obblighi. Vi sono indicati anche gli obblighi di rendicontazione per le imprese attive in Svizzera.

Richiedete le prove già durante la procedura di aggiudicazione: conferma della notifica, indicazioni sulle persone impiegate e sul salario nonché, se pertinente, la prova di un’eventuale autorizzazione. In questo modo la questione dell’ammissione al mercato del lavoro viene chiarita non solo dopo l’aggiudicazione.

Richiesta di offerte: procedure e termini in sintesi

La LAP prevede quattro procedure di aggiudicazione. Nella procedura aperta, l’incarico viene bandito pubblicamente; ogni offerente può presentare un’offerta.

Nella procedura selettiva, gli interessati richiedono la partecipazione. Gli offerenti selezionati presentano successivamente un’offerta.

Nella procedura per invito non vi è un bando pubblico: l’ente aggiudicatore invita almeno tre fornitori direttamente a presentare un’offerta. Nell’aggiudicazione diretta, l’ente assegna l’incarico direttamente a un fornitore; le ragioni dell’eccezione devono essere motivate.

Le procedure si applicano solo per determinati valori di appalto. Possono essere aggiudicati direttamente forniture e prestazioni di servizi fino a CHF 150'000, nel settore principale delle costruzioni fino a CHF 300'000.

Una procedura per invito è possibile fino a CHF 250'000, nel settore principale delle costruzioni fino a CHF 500'000. Per valori superiori sono previste la procedura aperta o quella selettiva.

Per gli appalti pubblici in Svizzera, per le procedure nazionali valgono generalmente 20 giorni; per le procedure semplificate sono ammessi termini più brevi. Per le procedure internazionali (UE) valgono termini simili a quelli di altri Stati UE.

I termini sono regolati dalla Legge federale sugli appalti pubblici (LAP) e differiscono a seconda del tipo di appalto. Pianificate a partire dalla pubblicazione con lo scenario di termine minimo possibile.

Per i committenti privati le quattro procedure di aggiudicazione non si applicano. Chi tuttavia richiede almeno tre offerte crea una base di confronto simile alla procedura per invito della mano pubblica.

I termini per appalti di costruzione, di servizi e di fornitura differiscono a seconda del tipo di appalto; il termine concreto è indicato nei documenti di gara.

Soglie di valore per le procedure di aggiudicazione in Svizzera

Cosa deve contenere una buona offerta

Le buone offerte dimostrano comprensione per il progetto e il suo contesto. Richiedete concetti e metodi di esecuzione nonché riflessioni su opportunità e rischi particolari. Chi non descrive in modo comprensibile il compito e il contesto difficilmente lo eseguirà in modo affidabile.

Gli appalti pubblici sono suddivisi in tre categorie principali: lavori di costruzione, servizi e forniture.

Gli appalti di costruzione comprendono la realizzazione di opere edili per scopi economici o tecnici. Vi rientrano lavori di ingegneria civile e opere sotterranee che modificano il terreno o migliorano l’ambiente fisico.

In secondo luogo, l’impiego dei mezzi deve essere presentato in modo chiaro: personale, beni e mezzi finanziari. Ciò include l’illustrazione dei processi istituzionali e organizzativi.

Per l’offerta finanziaria esistono solitamente prescrizioni strutturali per il budget, affinché le offerte rimangano comparabili.

Particolarmente importanti sono le qualifiche e la disponibilità garantita del personale chiave proposto. Verificate non solo i curricula, ma anche se le persone indicate sono disponibili nel periodo in questione e con quale grado di occupazione sono pianificate.

Per appalti di costruzione, di servizi e di fornitura, volume, periodo di esecuzione e budget fanno parte dell’offerta. I documenti di gara definiscono questi punti; per gli appalti di costruzione il budget può essere suddiviso in fasi.

I committenti privati possono applicare gli stessi criteri: comprensione del progetto, impiego dei mezzi, qualifica e disponibilità del personale chiave. Un’offerta scritta con queste indicazioni può essere confrontata anche senza una procedura di aggiudicazione formale.

Valutazione, aggiudicazione e conclusione del contratto

La decisione di aggiudicazione deve essere comprensibile. In caso di bando pubblico, l’incarico viene pubblicato, le offerte vengono valutate secondo criteri predefiniti e pubblicati e l’offerta più vantaggiosa riceve l’aggiudicazione.

L’aggiudicazione viene pubblicata su simap.ch. Chi modifica o pondera i criteri successivamente mina la comparabilità.

Nella procedura per invito, gli offerenti vengono selezionati e invitati a presentare un’offerta; se possibile, vengono richieste almeno tre offerte. Nella procedura diretta, l’incarico viene assegnato direttamente; i mezzi pubblici devono essere impiegati in modo efficiente ed economico.

Un’aggiudicazione diretta può essere giustificata, ad esempio, da particolarità tecniche, dalla tutela della proprietà intellettuale, dalla mancanza di alternative adeguate, dalla cooperazione allo sviluppo e dall’aiuto umanitario, nonché da incarichi nell’ambito di accordi internazionali o secondo procedure speciali di organizzazioni internazionali.

Chiarite prima dell’aggiudicazione quali Condizioni generali di contratto (CGC) e documenti contrattuali si applicano. Essi differiscono a seconda del tipo di incarico e sono disponibili presso il committente.

Gli appalti di costruzione, di servizi e di fornitura hanno requisiti propri per volume, periodo di esecuzione e budget. Il DFAE pubblica gli incarichi su simap.ch e rinvia i partner contrattuali alla LAP, all’OAP e alle direttive interne del DFAE.

Per gli incarichi privati non vi è alcuna pubblicazione su simap.ch. Prima della firma, verificate che siano documentate le autorizzazioni, gli attestati assicurativi e il rispetto dei contratti collettivi di lavoro.

Modelli e documenti che fanno risparmiare tempo

Preparate un set fisso di documenti: una presentazione aziendale che metta in risalto esperienze e successi nel rispettivo settore, e una lista di referenze con progetti conclusi o incarichi eseguiti con successo. Entrambi dovrebbero essere sempre pronti.

Completatelo con una checklist per l’analisi della concorrenza. Le informazioni dalle precedenti procedure di gara forniscono indizi sui prezzi e sulle condizioni della concorrenza; su questa base si può fondare la strategia di offerta invece di fare vaghe supposizioni.

A seconda del tipo di contratto, aiuta un modello per la presentazione tecnica. Gli appalti di costruzione, di servizi e di fornitura richiedono rappresentazioni diverse di volume, periodo di esecuzione e budget. Tali modelli utilizzano in modo efficiente il tempo tra il bando e la presentazione.

La checklist per l’analisi della concorrenza è disponibile per il download. Per gli impieghi transfrontalieri sono utili la scheda informativa «Prestazione di servizi in Svizzera», la checklist «Lavorare in Svizzera» e il manuale d’utente del nuovo portale di notifica EasyGov.

Per gli impieghi transfrontalieri questi documenti sono numerati: Scheda informativa «Prestazione di servizi in Svizzera» (n. 2788272), Checklist: Lavorare in Svizzera (n. 3661900), Manuale d’utente nuovo portale di notifica EasyGov dal 17.03.2025 (n. 5416914) e Delimitazione tra lavori soggetti e non soggetti a notifica (n. 5416922).

Per la richiesta ai fornitori locali vale la pena avere un set fisso: presentazione aziendale, lista di referenze, lista dei documenti e la propria richiesta di offerta. La richiesta di offerta serve contemporaneamente come prova scritta di un interesse degno di protezione per un estratto dall’ufficio di esecuzione.