Mandater des prestataires locaux en Suisse : justificatifs, offres et adjudication

Privé ou public : qui attribue les marchés ?

Vérifiez d'abord qui est le mandant : une entreprise privée ou l'administration publique. Les entreprises privées choisissent leurs prestataires locaux en toute liberté. Aucune règle de droit des marchés publics ne s'applique, il n'y a ni obligation de publication ni seuils à respecter.

Pour la Confédération, les cantons et les communes, le droit des marchés publics s'applique. Il vise à garantir une concurrence loyale et une utilisation économe des deniers publics.

Le droit suisse des marchés publics repose sur plusieurs piliers. On compte notamment la Loi fédérale sur les marchés publics (LMP), l'Ordonnance sur les marchés publics (OMP) et l'Accord intercantonal sur les marchés publics (AIMP). S'y ajoutent les lois cantonales d'adhésion, comme celle du canton de Berne.

Les articles 3 et 5 de la Loi fédérale sur le marché intérieur sont également applicables. Il faut aussi tenir compte de l'Accord de l'OMC sur les marchés publics (Government Procurement Agreement) ainsi que de l'Accord entre la Suisse et la Communauté européenne concernant certains aspects des marchés publics.

Cette obligation ne concerne pas uniquement les autorités. Les entreprises publiques et privées détenant des droits exclusifs ou spéciaux doivent aussi respecter ces prescriptions si elles opèrent dans certains secteurs (art. 4 LMP). Quiconque travaille pour une entreprise publique peut faire partie intégrante d'une chaîne d'adjudication.

Le guide commun des achats de la Confédération, des cantons et des communes (TRIAS) indique quels mandants sont concernés.

Les mandants privés ne sont soumis à aucune obligation de publication ni à des seuils. Ils peuvent sélectionner et mandater directement des prestataires locaux. Pour les conditions de travail applicables, la LEt et son OLEt renvoient au Code des obligations suisse et aux conventions collectives de travail (CCT).

Les marchés publics sont publiés sur simap.ch. Les mandants privés choisissent leurs prestataires locaux directement ; ils peuvent exiger des références, des autorisations et un extrait du registre des poursuites.

Quels justificatifs vous devriez exiger

Exigez de tous les prestataires uniquement les documents nécessaires à l'évaluation, de manière uniforme. Une liste fixe a fait ses preuves : extrait du registre du commerce et extrait du registre des poursuites.

S'y ajoutent une liste de références avec des projets achevés ou des mandats menés à bien, ainsi que les qualifications et la disponibilité garantie des personnes clés proposées.

Pour les professions réglementées, exigez les autorisations spécifiques à la branche. Demandez également les justificatifs du respect des conventions collectives de travail (CCT) applicables, les attestations d'assurance et les informations sur les sous-traitants à intégrer.

L'extrait du registre des poursuites montre les poursuites des cinq dernières années et les certificats de défaut de biens existants. Pour une autre personne ou entreprise, il ne peut être commandé qu'avec une preuve écrite d'un intérêt digne de protection, par exemple une demande d'offre, une offre ou un contrat.

Un extrait standard coûte 17 francs, 18 francs avec envoi postal.

Pour les professions réglementées, le Secrétariat d'État à la formation, à la recherche et à l'innovation (SEFRI) met à disposition des fiches d'information sur sbfi.admin.ch/de/merkblaetter-reglementierte-berufe. Des listes et des aperçus succincts des conventions collectives de travail se trouvent sur entsendung.admin.ch/app/gav_kurz.

Clarifiez avant l'appel d'offres quelle autorisation est nécessaire pour l'activité concrète et n'exigez que celle-ci. Des exigences générales entraînent des demandes de renseignements inutiles.

Gardez les documents généraux à portée de main. Celui qui cherche sa présentation d'entreprise et sa liste de références seulement après réception de l'appel d'offres perd un temps précieux pour l'élaboration du contenu durant le délai de soumission.

Dans la ville de Zurich, l'office des poursuites compétent dépend du cercle urbain. À Bâle-Ville, la commande est possible sans rendez-vous au guichet de l'Aeschenvorstadt 56. Les offices des poursuites de la ville de Zurich ne donnent aucun renseignement par téléphone, fax ou e-mail.

La ville de Zurich compte douze offices des poursuites communaux. Dans le formulaire en ligne, vous n'avez pas besoin de trouver vous-même l'office compétent. Au guichet, le paiement n'est possible qu'en espèces ou par carte de débit.

À Bâle-Ville, vous pouvez payer au guichet de l'Aeschenvorstadt 56 en espèces, via TWINT, PostFinance Pay, carte de crédit ou de débit.

Un extrait du registre des poursuites peut être commandé en ligne, par courrier postal ou au guichet. À Bâle-Ville, la commande est traitée sous 48 heures dès réception les jours ouvrables ; le lien de téléchargement reste valable 14 jours et peut être utilisé au maximum dix fois.

Prestataires étrangers : déclaration et comparaison des salaires

Pour les prestataires originaires de l'UE ou de l'AELE, des obligations supplémentaires s'appliquent. Pour les prestations de services soumises à déclaration, une procédure de déclaration en ligne existe sur le lieu d'intervention.

La déclaration s'effectue via le portail EasyGov ; le manuel d'utilisation renvoie au nouveau portail de déclaration EasyGov depuis le 17.03.2025.

Les travailleurs issus des États de l'UE/AELE peuvent exercer une activité lucrative pendant au maximum 90 jours de travail par année civile sans permis de séjour, mais avec une déclaration obligatoire. L'employeur doit déclarer le séjour au plus tard la veille du début du travail sur la page EasyGov dédiée à la procédure de déclaration pour l'activité lucrative de courte durée jusqu'à 90 jours.

Pour les travailleurs détachés, la comparaison internationale des salaires et les mesures d'accompagnement sont pertinentes. La base légale est la Loi sur l'envoi de travailleurs (LEt) et son ordonnance (OLEt).

Le Secrétariat d'État à l'économie (SECO) fournit une directive sur la marche à suivre pour la comparaison internationale des salaires ainsi qu'un exemple de calcul. Pour l'estimation des salaires, www.lohnrechner.ch et le calculateur de salaires sur www.entsendung.admin.ch sont disponibles.

Les normes impératives pour les travailleurs détachés concernent les salaires minimaux, y compris les suppléments pour vacances et jours fériés, les temps de travail et de repos, la durée minimale des vacances, la sécurité et la protection de la santé au travail, l'égalité de traitement entre hommes et femmes ainsi qu'un logement usuel. Cette liste correspond à la directive UE 96/71/CE.

La plateforme entsendung.admin.ch fournit toutes les informations nécessaires et informe sur les exigences administratives liées au détachement en Suisse.

Pour les questions et les contrôles, les autorités cantonales de migration et du marché du travail sont compétentes ; le SEM tient la liste des contacts. Les cantons contrôlent régulièrement le respect des prescriptions de la LEt. De plus amples informations sur la réglementation du temps de travail en Suisse se trouvent sur www.entsendung.admin.ch.

La liste des contacts des autorités cantonales de migration et du marché du travail est consultable sur sem.admin.ch/sem/de/home/ueberuns/kontakt/kantonale_behoerden/adressen_kantone_und.html.

Pour certains détachements, des autorisations cantonales ou confirmations peuvent être requises. Clarifiez avant le début de l'intervention auprès de l'autorité cantonale de migration compétente quels documents sont exigés dans votre cas.

Il convient de clarifier avant le début de l'intervention auprès de l'autorité cantonale de migration compétente si de tels documents ou confirmations cantonaux sont nécessaires.

La fiche d'information « Prestation de services en Suisse », la checkliste « Travailler en Suisse » et la délimitation entre travaux soumis à déclaration et non soumis à déclaration résument les obligations. Les obligations de rapport pour les entreprises actives en Suisse y sont également mentionnées.

Exigez déjà les justificatifs lors de la procédure d'adjudication : confirmation de la déclaration, indications sur les personnes engagées et sur le salaire ainsi que, le cas échéant, la preuve d'une éventuelle autorisation. Ainsi, la question de l'admission au marché du travail est clarifiée avant même l'adjudication.

Obtenir des offres : aperçu des procédures et des délais

La LMP connaît quatre procédures d'adjudication. Dans la procédure ouverte, le mandat est mis aux enchères publiquement ; tout prestataire peut soumissionner.

Dans la procédure sélective, les intéressés demandent leur participation. Les prestataires sélectionnés remettent ensuite une offre.

Dans la procédure sur invitation, il n'y a pas d'appel d'offres public : l'unité d'achat invite directement au moins trois prestataires à soumissionner. Dans l'adjudication de gré à gré, elle attribue le mandat directement à un prestataire ; les motifs de l'exception doivent être expliqués.

Ces procédures ne s'appliquent qu'à certaines valeurs de marché. Les livraisons et prestations de services jusqu'à CHF 150'000, dans le gros œuvre du bâtiment jusqu'à CHF 300'000, peuvent être attribuées de gré à gré.

Une procédure sur invitation est possible jusqu'à CHF 250'000, dans le gros œuvre du bâtiment jusqu'à CHF 500'000. Pour des valeurs supérieures, la procédure ouverte ou sélective est prévue.

Pour les marchés publics en Suisse, les procédures nationales prévoient généralement un délai de 20 jours ; des délais plus courts sont admis pour les procédures simplifiées. Pour les procédures internationales (UE), des délais similaires à ceux d'autres États de l'UE s'appliquent.

Les délais sont réglés par la Loi fédérale sur les marchés publics (LMP) et diffèrent selon le type de marché. Prévoyez le scénario le plus court possible à partir de la publication.

Les quatre procédures d'adjudication ne s'appliquent pas aux mandants privés. Celui qui obtient néanmoins au moins trois offres crée une base de comparaison similaire à la procédure sur invitation de l'administration publique.

Les délais pour les marchés de travaux, de services et de fournitures diffèrent selon le type de marché ; le délai concret figure dans les documents d'appel d'offres.

Seuils pour les procédures d'adjudication en Suisse

Ce qu'une bonne offre doit contenir

Les bonnes offres montrent une compréhension du projet et de son environnement. Exigez des concepts et des méthodes d'exécution ainsi que des réflexions sur les opportunités et risques particuliers. Celui qui ne décrit pas de manière compréhensible la tâche et l'environnement l'exécutera difficilement de façon fiable.

Les marchés publics sont divisés en trois catégories principales : les travaux, les services et les fournitures.

Les marchés de travaux comprennent la réalisation d'ouvrages à des fins économiques ou techniques. Cela inclut les travaux de génie civil et de construction qui modifient le terrain ou améliorent l'environnement physique.

Deuxièmement, l'utilisation des ressources doit être présentée clairement : personnel, biens et moyens financiers. Cela comprend l'illustration des processus institutionnels et organisationnels.

Pour l'offre financière, il existe généralement des directives structurelles pour le budget, afin que les offres restent comparables.

Les qualifications et la disponibilité garantie du personnel clé proposé sont particulièrement importantes. Vérifiez non seulement les CV, mais aussi si les personnes mentionnées sont disponibles durant la période concernée et avec quel taux d'occupation elles sont planifiées.

Pour les marchés de travaux, de services et de fournitures, l'étendue, la période d'exécution et le budget font partie de l'offre. Les documents d'appel d'offres fixent ces points ; pour les marchés de travaux, le budget peut être divisé en phases.

Les mandants privés peuvent appliquer les mêmes critères : compréhension du projet, utilisation des ressources, qualification et disponibilité du personnel clé. Une offre écrite contenant ces indications permet une comparaison même sans procédure d'adjudication formelle.

Évaluation, adjudication et conclusion du contrat

La décision d'adjudication doit être compréhensible. Lors d'un appel d'offres public, le mandat est publié, les offres sont évaluées selon des critères prédéfinis et publiés, et l'offre la plus avantageuse reçoit l'adjudication.

L'adjudication est publiée sur simap.ch. Modifier ou repondérer les critères a posteriori compromet la comparabilité.

Dans la procédure sur invitation, les prestataires sont sélectionnés et invités à soumissionner ; si possible, au moins trois offres sont obtenues. Dans la procédure de gré à gré, le mandat est attribué directement ; les moyens publics doivent être utilisés de manière efficace et économique.

Une adjudication de gré à gré se justifie par exemple par des particularités techniques, la protection de la propriété intellectuelle, l'absence d'alternative appropriée, la coopération au développement et l'aide humanitaire, ainsi que les mandats dans le cadre d'accords internationaux ou selon des procédures spéciales d'organisations internationales.

Clarifiez avant l'adjudication quelles conditions générales de vente (CGV) et quels documents contractuels s'appliquent. Ils diffèrent selon le type de mandat et sont disponibles auprès du mandant.

Les marchés de travaux, de services et de fournitures ont leurs propres exigences en matière d'étendue, de période d'exécution et de budget. Le DFAE publie les mandats sur simap.ch et renvoie, pour les partenaires contractuels, à la LMP, à l'OMP et aux directives internes du DFAE.

Pour les mandats privés, aucune publication n'est effectuée sur simap.ch. Vérifiez avant la signature si les autorisations, les attestations d'assurance et le respect des conventions collectives de travail sont prouvés.

Modèles et documents qui font gagner du temps

Constituez un jeu fixe de documents : une présentation d'entreprise mettant en valeur l'expérience et les succès dans le secteur concerné, et une liste de références avec des projets achevés ou des mandats menés à bien. Les deux doivent toujours être à portée de main.

Complétez-le par une checkliste d'analyse de la concurrence. Les informations issues des précédentes procédures d'appel d'offres donnent des indications sur les prix et conditions de la concurrence ; la stratégie de soumission peut s'appuyer dessus plutôt que sur de vagues suppositions.

Selon le type de contrat, un modèle pour la présentation technique est utile. Les marchés de travaux, de services et de fournitures exigent des présentations différentes de l'étendue, de la période d'exécution et du budget. De tels modèles permettent d'utiliser efficacement le temps entre l'appel d'offres et le dépôt.

La checkliste d'analyse de la concurrence est disponible en téléchargement. Pour les interventions transfrontalières, la fiche d'information « Prestation de services en Suisse », la checkliste « Travailler en Suisse » et le manuel d'utilisation du nouveau portail de déclaration EasyGov sont utiles.

Pour les interventions transfrontalières, ces documents sont numérotés : Fiche d'information « Prestation de services en Suisse » (n° 2788272), Checkliste « Travailler en Suisse » (n° 3661900), Manuel d'utilisation du nouveau portail de déclaration EasyGov depuis le 17.03.2025 (n° 5416914) et Délimitation entre travaux soumis à déclaration et non soumis à déclaration (n° 5416922).

Pour la demande aux prestataires locaux, un jeu fixe vaut la peine : présentation d'entreprise, liste de références, liste de justificatifs et votre propre demande d'offre. La demande d'offre sert simultanément de preuve écrite d'un intérêt digne de protection pour un extrait du registre des poursuites.