Lokale Dienstleister beauftragen in der Schweiz: Nachweise, Offerten und Vergabe

Privat oder öffentlich: Wer vergibt hier eigentlich?

Prüfen Sie zuerst, wer Auftraggeberin ist: private Unternehmen oder öffentliche Hand. Private Unternehmen wählen lokale Dienstleister grundsätzlich frei. Es gelten keine vergaberechtlichen Vorgaben, keine Publikationspflicht und keine Schwellenwerte.

Bei Bund, Kantonen und Gemeinden greift das Vergaberecht. Es soll fairen Wettbewerb und sparsamen Umgang mit Steuergeldern sicherstellen.

Das schweizerische Vergaberecht ruht auf mehreren Säulen. Dazu zählen das Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB), die Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (VöB) und die Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB). Hinzu kommen kantonale Beitrittsgesetze, etwa das Gesetz des Kantons Bern.

Zudem gelten Art. 3 und 5 des Bundesgesetzes über den Binnenmarkt. Dazu kommen das WTO-Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (Government Procurement Agreement) und das Abkommen zwischen der Schweiz und der Europäischen Gemeinschaft über bestimmte Aspekte des öffentlichen Beschaffungswesens.

Nicht nur Behörden sind verpflichtet. Auch öffentliche und private Unternehmen mit ausschliesslichen oder besonderen Rechten müssen die Vorgaben einhalten, wenn sie zu bestimmten Sektoren gehören (Art. 4 BöB). Wer für einen öffentlichen Betrieb arbeitet, kann selbst Teil einer Vergabekette sein.

Der gemeinsame Beschaffungsleitfaden von Bund, Kantonen und Gemeinden (TRIAS) zeigt, welche Auftraggeber erfasst sind.

Private Auftraggeber sind an keine Publikationspflicht und keine Schwellenwerte gebunden. Sie können lokale Dienstleister direkt auswählen und beauftragen. Für die anwendbaren Arbeitsbedingungen verweist das EntsG mit der EntsV auf das Schweizerische Obligationenrecht und die Gesamtarbeitsverträge.

Öffentliche Aufträge werden auf simap.ch publiziert. Private Auftraggeber wählen ihre lokalen Dienstleister direkt; sie können Referenzen, Bewilligungen und Betreibungsregisterauszug verlangen.

Welche Nachweise Sie verlangen sollten

Verlangen Sie von allen Anbietern einheitlich nur die Unterlagen, die für die Beurteilung nötig sind. Bewährt hat sich eine feste Liste: Handelsregisterauszug und Betreibungsregisterauszug.

Dazu kommen eine Referenzliste mit abgeschlossenen Projekten oder erfolgreich durchgeführten Aufträgen sowie Qualifikationen und zugesicherte Verfügbarkeit der vorgeschlagenen Schlüsselpersonen.

Bei reglementierten Berufen verlangen Sie branchenspezifische Bewilligungen. Weiter verlangen Sie Nachweise zur Einhaltung der anwendbaren Gesamtarbeitsverträge, Versicherungsnachweise und Angaben zu beizuziehenden Subunternehmern.

Der Betreibungsregisterauszug zeigt Betreibungen der letzten fünf Jahre und bestehende Verlustscheine. Über eine andere Person oder Firma lässt er sich nur mit schriftlichem Nachweis eines schützenswerten Interesses bestellen, etwa mit Angebotsanfrage, Offerte oder Vertrag.

Ein Standardauszug kostet 17 Franken, mit Zustellung 18 Franken.

Für reglementierte Berufe stellt das Staatssekretariat für Bildung, Forschung und Innovation (SBFI) Merkblätter unter sbfi.admin.ch/de/merkblaetter-reglementierte-berufe bereit. Listen und Kurzübersichten zu Gesamtarbeitsverträgen finden sich unter entsendung.admin.ch/app/gav_kurz.

Klären Sie vor der Ausschreibung, welche Bewilligung für die konkrete Tätigkeit nötig ist, und verlangen Sie nur diese. Pauschale Auflagen verursachen unnötige Rückfragen.

Halten Sie die allgemeinen Unterlagen griffbereit. Wer Unternehmenspräsentation und Referenzliste erst nach Erhalt der Ausschreibung sucht, verliert in der Eingabefrist Zeit für die inhaltliche Ausarbeitung.

In der Stadt Zürich hängt das zuständige Betreibungsamt vom Stadtkreis ab. In Basel-Stadt ist die Bestellung am Schalter Aeschenvorstadt 56 ohne Termin möglich. Die Betreibungsämter der Stadt Zürich erteilen keine Auskünfte am Telefon, über Fax oder E-Mail.

In der Stadt Zürich gibt es zwölf städtische Betreibungsämter. Im Onlineformular müssen Sie das zuständige Amt nicht selbst ausfindig machen. Am Schalter ist die Zahlung nur bar oder mit Debitkarte möglich.

In Basel-Stadt können Sie am Schalter Aeschenvorstadt 56 bar, per TWINT, PostFinance Pay, Kredit- oder Debitkarte bezahlen.

Ein Betreibungsregisterauszug kann online, per Briefpost oder am Schalter bestellt werden. In Basel-Stadt wird die Bestellung werktags ab Erhalt innert 48 Stunden erledigt; der Download-Link ist 14 Tage gültig und maximal zehnmal verwendbar.

Anbieter aus dem Ausland: Meldung und Lohnvergleich

Bei Anbietern aus dem EU- oder EFTA-Raum gelten zusätzliche Pflichten. Für meldepflichtige Einsätze von Dienstleistungserbringenden besteht ein Online-Meldeverfahren am Einsatzort.

Die Meldung läuft über das EasyGov-Meldeportal; das Benutzerhandbuch verweist auf das neue EasyGov Meldeportal seit 17.03.2025.

Erwerbstätige aus EU-/EFTA-Staaten können während höchstens 90 Arbeitstagen pro Kalenderjahr ohne Aufenthaltsbewilligung, aber mit obligatorischer Meldung arbeiten. Der Arbeitgeber muss den Aufenthalt spätestens am Tag vor Arbeitsbeginn auf der EasyGov-Seite Meldeverfahren für kurzfristige Erwerbstätigkeit bis 90 Tage melden.

Für entsandte Arbeitnehmende sind der internationale Lohnvergleich und die flankierenden Massnahmen relevant. Rechtsgrundlage ist das Bundesgesetz über die Entsendung von Arbeitnehmern (EntsG) und die Verordnung (EntsV).

Das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) stellt die Weisung zum Vorgehen beim internationalen Lohnvergleich und ein Berechnungsbeispiel bereit. Für die Lohneinschätzung stehen www.lohnrechner.ch und der Lohnrechner auf www.entsendung.admin.ch zur Verfügung.

Die zwingenden Normen für entsandte Arbeitnehmende betreffen Mindestlöhne einschliesslich Zuschlägen für Ferien und Feiertage, Arbeits- und Ruhezeiten, Mindestdauer der Ferien, Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz, Gleichbehandlung von Mann und Frau sowie eine übliche Unterkunft. Die Liste entspricht der EU-Richtlinie 96/71/EG.

Die Plattform entsendung.admin.ch stellt alle notwendigen Informationen bereit und informiert über administrative Anforderungen im Zusammenhang mit der Entsendung in die Schweiz.

Für Fragen und Kontrollen sind die kantonalen Migrations- und Arbeitsmarktbehörden zuständig; das SEM führt die Kontaktliste. Die Einhaltung der EntsG-Vorschriften kontrollieren die Kantone regelmässig. Weitere Angaben zur Arbeitszeitregelung Schweiz finden sich auf www.entsendung.admin.ch.

Die Kontaktliste der kantonalen Migrations- und Arbeitsmarktbehörden ist unter sem.admin.ch/sem/de/home/ueberuns/kontakt/kantonale_behoerden/adressen_kantone_und.html abrufbar.

Für bestimmte Entsendungen können kantonale Bewilligungen oder Bestätigungen erforderlich sein. Klären Sie vor Einsatzbeginn mit der zuständigen kantonalen Migrationsbehörde, welche Unterlagen in Ihrem Fall verlangt werden.

Ob für einen Einsatz solche kantonalen Unterlagen oder Bestätigungen nötig sind, klären Sie vor Beginn mit der zuständigen kantonalen Migrationsbehörde.

Das Merkblatt_Dienstleistungserbringung Schweiz, die Checkliste: Arbeiten in der Schweiz und die Abgrenzung meldepflichtiger vs nicht-meldepflichtiger Arbeiten bündeln die Pflichten. Die Rapportpflichten für in der Schweiz tätige Unternehmen sind dort ebenfalls aufgeführt.

Fordern Sie die Belege schon im Vergabeverfahren: Bestätigung der Meldung, Angaben zu den eingesetzten Personen und zum Lohn sowie, soweit einschlägig, den Nachweis einer allfälligen Bewilligung. So klärt sich die Frage der Arbeitsmarktzulassung nicht erst nach der Vergabe.

Offerten einholen: Verfahren und Fristen im Überblick

Das BöB kennt vier Vergabeverfahren. Im offenen Verfahren wird der Auftrag öffentlich ausgeschrieben; jede Anbieterin kann offerieren.

Im selektiven Verfahren beantragen Interessierte die Teilnahme. Ausgewählte Anbieter reichen danach eine Offerte ein.

Im Einladungsverfahren gibt es keine öffentliche Ausschreibung: Die Beschaffungsstelle fordert mindestens drei Anbieter direkt zur Offertstellung auf. Bei der freihändigen Vergabe vergibt sie den Auftrag direkt an einen Anbieter; die Gründe für die Ausnahme sind zu erläutern.

Die Verfahren gelten nur für bestimmte Auftragswerte. Freihändig vergeben werden können Lieferungen und Dienstleistungen bis CHF 150'000, im Bauhauptgewerbe bis CHF 300'000.

Ein Einladungsverfahren ist bis CHF 250'000 möglich, im Bauhauptgewerbe bis CHF 500'000. Für höhere Werte sind das offene oder das selektive Verfahren vorgesehen.

Bei öffentlichen Aufträgen in der Schweiz gelten für nationale Verfahren in der Regel 20 Tage; bei vereinfachten Verfahren sind kürzere Fristen zulässig. Für internationale Verfahren (EU) gelten ähnliche Fristen wie in anderen EU-Staaten.

Die Fristen sind im Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) geregelt und unterscheiden sich nach Auftragsart. Planen Sie ab Publikation mit dem kürzestmöglichen Szenario.

Für private Auftraggeber gelten die vier Vergabeverfahren nicht. Wer dennoch mindestens drei Offerten einholt, schafft eine Vergleichsbasis wie im Einladungsverfahren der öffentlichen Hand.

Die Fristen für Bau-, Dienstleistungs- und Lieferaufträge unterscheiden sich je nach Auftragsart; die konkrete Frist steht in den Ausschreibungsunterlagen.

Schwellenwerte für Vergabeverfahren in der Schweiz

Was eine gute Offerte enthalten muss

Gute Offerten zeigen Verständnis für das Projekt und sein Umfeld. Verlangen Sie Konzepte und Methoden zur Ausführung sowie Überlegungen zu besonderen Chancen und Risiken. Wer Aufgabe und Umfeld nicht nachvollziehbar beschreibt, führt sie kaum zuverlässig aus.

Öffentliche Aufträge werden in drei Hauptarten eingeteilt: Bauleistungen, Dienstleistungen und Lieferungen.

Bauaufträge umfassen die Errichtung von Bauwerken für wirtschaftliche oder technische Zwecke. Dazu gehören Hoch- und Tiefbauarbeiten, die das Grundstück oder Gelände verändern oder die physische Umwelt verbessern.

Zweitens muss der Mitteleinsatz übersichtlich dargestellt sein: Personen, Güter und Finanzmittel. Dazu gehört die Veranschaulichung der institutionellen und organisatorischen Abläufe.

Für das finanzielle Angebot gibt es in der Regel strukturelle Vorgaben für das Budget, damit die Angebote vergleichbar bleiben.

Besonders wichtig sind Qualifikationen und zugesicherte Verfügbarkeit des vorgeschlagenen Schlüsselpersonals. Prüfen Sie nicht nur Lebensläufe, sondern auch, ob die genannten Personen im fraglichen Zeitraum verfügbar sind und mit welchem Pensum sie eingeplant werden.

Bei Bau-, Dienstleistungs- und Lieferaufträgen gehören Umfang, Ausführungszeitraum und Budget in die Offerte. Die Ausschreibungsunterlagen legen diese Punkte fest; bei Bauaufträgen kann das Budget in Phasen aufgeteilt sein.

Private Auftraggeber können dieselben Kriterien anwenden: Projektverständnis, Mitteleinsatz, Qualifikation und Verfügbarkeit des Schlüsselpersonals. Eine schriftliche Offerte mit diesen Angaben lässt sich auch ohne Vergabeverfahren vergleichen.

Evaluation, Zuschlag und Vertragsabschluss

Der Vergabeentscheid muss nachvollziehbar sein. Bei einer öffentlichen Ausschreibung wird der Auftrag publiziert, die Offerten werden nach vordefinierten und publizierten Kriterien evaluiert, und das vorteilhafteste Angebot erhält den Zuschlag.

Der Zuschlag wird auf simap.ch publiziert. Wer Kriterien nachträglich ändert oder gewichtet, untergräbt die Vergleichbarkeit.

Im Einladungsverfahren werden Anbieter ausgewählt und zur Offertstellung eingeladen; wenn möglich, werden mindestens drei Offerten eingeholt. Im freihändigen Verfahren wird der Auftrag direkt vergeben; öffentliche Mittel sind effizient und wirtschaftlich einzusetzen.

Eine freihändige Vergabe rechtfertigen etwa technische Besonderheiten, der Schutz des geistigen Eigentums, fehlende angemessene Alternative, Entwicklungszusammenarbeit und humanitäre Hilfe sowie Aufträge im Rahmen internationaler Abkommen oder nach besonderen Verfahren internationaler Organisationen.

Klären Sie vor der Vergabe, welche Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und Vertragsdokumente gelten. Sie unterscheiden sich je nach Auftragstyp und sind bei der Auftraggeberin erhältlich.

Bau-, Dienstleistungs- und Lieferaufträge haben eigene Anforderungen an Umfang, Ausführungszeitraum und Budget. Das EDA veröffentlicht Aufträge auf simap.ch und verweist für Vertragspartner auf BöB, VöB und EDA-interne Weisungen.

Bei privaten Aufträgen erfolgt keine Publikation auf simap.ch. Prüfen Sie vor der Unterschrift, ob Bewilligungen, Versicherungsnachweise und die Einhaltung der Gesamtarbeitsverträge belegt sind.

Vorlagen und Unterlagen, die Zeit sparen

Legen Sie einen festen Satz Unterlagen an: eine Unternehmenspräsentation, die Erfahrungen und Erfolge im jeweiligen Sektor hervorhebt, und eine Referenzliste mit abgeschlossenen Projekten oder erfolgreich durchgeführten Aufträgen. Beide sollten stets griffbereit sein.

Ergänzen Sie ihn mit einer Checkliste zur Mitbewerbsanalyse. Informationen aus früheren Ausschreibungsverfahren geben Hinweise auf Preise und Konditionen der Konkurrenz; darauf lässt sich die Bieterstrategie abstützen statt auf vage Vermutungen.

Je nach Vertragsart hilft eine Vorlage für die technische Präsentation. Bau-, Dienstleistungs- und Lieferaufträge verlangen unterschiedliche Darstellungen von Umfang, Ausführungszeitraum und Budget. Solche Vorlagen nutzen die Zeit zwischen Ausschreibung und Einreichung effizient.

Die Checkliste Mitbewerbsanalyse steht als Download bereit. Für grenzüberschreitende Einsätze helfen das Merkblatt_Dienstleistungserbringung Schweiz, die Checkliste: Arbeiten in der Schweiz und das Benutzerhandbuch neues EasyGov Meldeportal.

Für grenzüberschreitende Einsätze sind diese Unterlagen nummeriert: Merkblatt_Dienstleistungserbringung Schweiz (Nr. 2788272), Checkliste: Arbeiten in der Schweiz (Nr. 3661900), Benutzerhandbuch neues EasyGov Meldeportal seit 17.03.2025 (Nr. 5416914) und Abgrenzung meldepflichtiger vs nicht-meldepflichtiger Arbeiten (Nr. 5416922).

Für die Anfrage an lokale Anbieter lohnt sich ein fester Satz: Unternehmenspräsentation, Referenzliste, Nachweisliste und die eigene Angebotsanfrage. Die Angebotsanfrage dient gleichzeitig als schriftlicher Nachweis eines schützenswerten Interesses für einen Betreibungsregisterauszug.