Ladenlokal eröffnen: Kantonale Bewilligungen im Überblick

Zuerst klären: Braucht mein Ladenlokal überhaupt eine Bewilligung?

Startbox Bern setzt «Abklärungen & Bewilligungen» an die erste Stelle – vor Registrierung, Gründungsdokumenten und Handelsregistereintrag. Für diesen Schritt veranschlagt Startbox je nach Tätigkeit einen Tag bis zwei Wochen. Zu klären ist, ob Bewilligungen oder spezielle Rahmenbedingungen nötig sind; Informationen zur Bewilligungspflicht und zu den gesetzlichen Grundlagen sind in der Regel online verfügbar.

Ob ein Ladenlokal Bewilligungen braucht, ist auf Gemeinde-, Kantons- und nationaler Ebene zu klären. Zuständig sind die jeweiligen Behörden; im Zweifelsfall ist persönlich nachzufragen. Startbox Bern empfiehlt, sich über allfällige Auflagen zu informieren und als Orientierungshilfen die Liste der reglementierten Berufe und Tätigkeiten in der Schweiz sowie die Liste der meldepflichtigen Berufe gemäss BGMD zu nutzen.

Grundsätzlich herrscht in der Schweiz Wirtschaftsfreiheit: Jede Person darf im Prinzip eine privatwirtschaftliche Erwerbstätigkeit frei ausüben. Einige Arten von Unternehmen und Vorhaben sind jedoch bewilligungs- oder meldepflichtig. Der Kanton Zürich veröffentlicht unter «Gewerbe- und Betriebsbewilligungen» eine Übersicht über die wichtigsten Bewilligungs- oder Meldepflichten.

Die Übersicht des Kantons Zürich ist nach Themen gegliedert: Betrieb einrichten, Gewerbe und Industrie, Waren und Handel, Finanzwesen und Geldspiele, Gesundheit, Bildung und Betreuung, Tiere, Landwirtschaft, Verkehr sowie Veranstaltungen. Die Angaben sind nicht rechtsverbindlich. Im konkreten Fall ist immer mit der zuständigen Stelle abzuklären, ob eine Bewilligung nötig ist; der Kanton Zürich empfiehlt zusätzlich den Kontakt zum zuständigen Berufs- oder Branchenverband.

Der Kanton Zürich verweist auf Informationen zum Baubewilligungsverfahren und auf umfassende Informationen zu Bauvorschriften. Beide sind über die Übersicht der Gewerbe- und Betriebsbewilligungen erreichbar.

Für ein Ladenlokal ist die Baubewilligung zentral. Zuständig sind die Gemeinden: Wer ein Ladenlokal eröffnet, wendet sich an das Bauamt der Standortgemeinde. Im Baubewilligungsverfahren wird geprüft, ob die baulichen Vorgaben eingehalten sind, ob ein Gewerbe in einer bestimmten Zone ausgeübt werden darf und was aus Sicht des Umweltschutzes gilt. Bei Gastgewerbenutzung kommt die Betriebsbewilligung Gastgewerbe hinzu; im Kanton Bern stellt das Regierungsstatthalteramt sie aus.

Eine Baubewilligung kann auch nötig sein, ohne dass eigentliche Bauarbeiten geplant sind – etwa für eine Beschriftung. Deshalb ist vor der Einrichtung eines Betriebs zu klären, ob eine Baubewilligung notwendig ist. Ein Umbau oder eine andere Nutzung der Räumlichkeiten bedarf ebenfalls einer Baubewilligung.

Entstehen Arbeitsplätze, prüft das Baubewilligungsverfahren auch Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sowie den Lärmschutz. Bei Industriebetrieben erfolgt dies im Plangenehmigungsverfahren, bei gewerblichen und nichtindustriellen Betrieben im Rahmen der Planbegutachtung. Der Lärm von Industrie- und Gewerbebetrieben wird im Lärmschutzverfahren geprüft; diese Verfahren kommen in der Regel im Baubewilligungsverfahren zur Anwendung.

Neben der Baubewilligung kennt der Kanton Zürich eine Betriebsbewilligung für Industriebetriebe. Für ein Ladenlokal mit Gastgewerbenutzung kommt die Betriebsbewilligung Gastgewerbe hinzu: Wer im Kanton Bern einen Gastgewerbebetrieb eröffnen oder übernehmen will, benötigt sie. Erster Schritt des Verfahrens ist die Prüfung, ob die erforderliche Baubewilligung vorliegt.

Dem Gesuch beizulegen sind ein aktueller Strafregisterauszug, der nicht älter als drei Monate ist, eine Kopie des Fähigkeitsausweises oder die Anmeldebestätigung für Ausbildungsmodule und Prüfungsdaten sowie die Getränkekarte. Falls vorhanden, ist eine Kopie der bisherigen Betriebsbewilligung beizulegen. In einigen Gemeinden können die Gesuche als Pilotversuch digital eingereicht werden.

Das Gesuchsformular für die Betriebsbewilligung Gastgewerbe steht im Kanton Bern als PDF-Datei zur Verfügung. In einigen Gemeinden kann es über ein digitales Gesuchsformular eingereicht werden.

Die Dokumentation zur Selbstkontrolle geht an das Kantonale Laboratorium Bern, Muesmattstrasse 19, 3012 Bern. Das vollständige Gesuch samt Beilagen und Unterschrift des Kantonalen Laboratoriums wird bei der Gemeinde abgegeben, in der sich der Betrieb befindet. Die Gemeinde prüft die Vollständigkeit und schickt es mit ihrem Antrag an das zuständige Regierungsstatthalteramt, das die Bewilligung ausstellt.

Das Regierungsstatthalteramt unterscheidet Merkblätter für Betriebsbewilligungen A bis E: A für den öffentlichen Gastgewerbebetrieb mit Alkoholausschank, B ohne Alkoholausschank, C für den nicht öffentlichen Betrieb mit Alkoholausschank, D ohne, E für Lokale für nicht öffentliche Veranstaltungen. Für die Bewilligung E entfällt die Dokumentation zur Selbstkontrolle.

Je nach Bedarf fordert das Regierungsstatthalteramt Betriebs-, Musikkonzept, Mietverträge, Anstellungsverträge und Stellenbeschriebe nach. Eine Vorlage Betriebskonzept wird angeboten.

Gastronomiebetriebe fallen unter das Lebensmittelgesetz; die Aufnahme der Tätigkeit ist der zuständigen kantonalen Vollzugsbehörde zu melden. Für den Gastronomiebetrieb sollte ein Hygienekonzept zur Selbstkontrolle (HACCP-Konzept) erstellt werden. Die Betriebsbewilligung ist früh genug vor der geplanten Eröffnung zu beantragen.

Das Gastgewerbe ist in der Schweiz kantonal geregelt: Rechtsgrundlage sind die kantonalen Gastgewerbegesetze und die dazugehörigen Verordnungen. Vorgaben, Vorgehen und Bewilligungsbehörden unterscheiden sich deshalb von Kanton zu Kanton.

In vielen Kantonen braucht es ein Wirtepatent, um eine Betriebsbewilligung zu beantragen; je nach Betriebsart umfasst es die Bewilligung für den Verkauf von Alkohol. Restaurants brauchen oft eine andere Bewilligung als eine Bar, ein Catering, ein Café oder ein Pop-Up. Für Imbisse, Food Trucks, Take Aways und Caterings gelten zum Teil Ausnahmen.

Im Kanton Aargau stellt die Standortgemeinde die Betriebsbewilligung aus; sie ist rechtzeitig vor der Eröffnung zu beantragen. Unter Umständen ist eine provisorische Bewilligung von bis zu zwölf Monaten möglich. Vorzulegen ist ein Wirtepatent, zusätzlich ist eine Erfahrung im Gastgewerbe von mindestens sechs Monaten nachzuweisen.

Die Übersicht von wirtepatent.ch umfasst 18 Kantone: Aargau, Appenzell Ausserrhoden, Appenzell Innerrhoden, Basel-Landschaft, Basel-Stadt, Bern, Glarus, Graubünden, Luzern, Nidwalden, Schaffhausen, Schwyz, Solothurn, St. Gallen, Thurgau, Uri, Zug und Zürich.

Die Übersicht von wirtepatent.ch ist nach Kantonen gegliedert. Für jeden der 18 Kantone nennt sie die Auflagen für die Betriebsbewilligung.

Die zuständigen Behörden unterscheiden sich je nach Kanton. Im Kanton Bern stellt das Regierungsstatthalteramt die Betriebsbewilligung Gastgewerbe aus, im Kanton Aargau die Standortgemeinde. Im Kanton Zürich ist für die Baubewilligung das Bauamt der Standortgemeinde zuständig.

Weil Auflagen auch das Objekt selbst betreffen können, gehört diese Klärung vor die Unterzeichnung des Mietvertrags. Wer erst nach Vertragsabschluss abklärt, bindet sich unter Umständen an ein Ladenlokal, das sich für die geplante Nutzung nicht ohne Weiteres verwenden lässt.

Für ein Ladenlokal sind kantonale Bewilligungen, Zuständigkeiten, Rechtsgrundlagen und Verfahren zu unterscheiden. Die zentrale Bewilligung ist die Baubewilligung der Standortgemeinde. Bei Gastgewerbenutzung kommt die Betriebsbewilligung Gastgewerbe hinzu, die je nach Kanton von der Gemeinde oder vom Regierungsstatthalteramt erteilt wird.

Die Rechtsgrundlagen sind für das Gastgewerbe die kantonalen Gastgewerbegesetze und die dazugehörigen Verordnungen. Für die Baubewilligung gelten die Bauvorschriften des Standortkantons und der Gemeinde. Die Vorgaben, das Vorgehen und die Bewilligungsbehörden unterscheiden sich von Kanton zu Kanton.

Für ein reines Ladenlokal ohne Gastgewerbe ist die Baubewilligung die zentrale kantonale Bewilligung. Sie klärt, ob das Gewerbe in der Zone ausgeübt werden darf und was der Umweltschutz verlangt. Weitere kantonale Bewilligungen richten sich nach der konkreten Tätigkeit.

Das Verfahren für die Betriebsbewilligung Gastgewerbe im Kanton Bern umfasst sieben Schritte: Baubewilligung prüfen, Gesuch ausfüllen, Beilagen einreichen, Selbstkontrolle an das Kantonale Laboratorium Bern senden, Gesuch bei der Gemeinde abgeben, Gemeinde prüft und leitet weiter, Regierungsstatthalteramt stellt die Bewilligung aus.

Rechtsform wählen: Das Einzelunternehmen als häufiger Startpunkt

Ein Einzelunternehmen entsteht mit der Aufnahme der Geschäftstätigkeit; eine eigentliche Gründung ist nicht nötig, es fallen aber verschiedene Anmeldungen an. Gemäss Startbox Bern ist kein Grundkapital erforderlich, und die Eintragung ins Handelsregister wird erst ab 100'000 Franken Jahresumsatz nötig. Auch ein Wohnsitz in der Schweiz ist nicht Voraussetzung.

Als Vorteile nennt Startbox die schnelle Gründung, die Möglichkeit, mit Pensionskassengeldern zu gründen, und die einfache Besteuerung: Der Gewinn wird im Gegensatz zu GmbH und AG nur einmal besteuert. Verwaltungsrat und Revisionsstelle fehlen; eine Revisionsstelle kann freiwillig eingesetzt werden.

Die Kehrseite: Die Inhaberin oder der Inhaber haftet unbeschränkt mit persönlichem Vermögen. Das bernische Handelsregisteramt präzisiert, dass die Haftung persönlich und unbeschränkt mit dem ganzen Vermögen gilt. Mit der Eintragung des Einzelunternehmens untersteht man der Betreibung auf dem Wege des Konkurses (Konkurs- oder Wechselbetreibung). Ebenfalls als Nachteile genannt: keine Firmenbeteiligung für Mitarbeitende, Schutz des Firmennamens nur am Ort des Firmensitzes und bei Handelsregistereintrag, aufwändigere Nachfolgeregelung.

Für ein Ladenlokal mit beschränkter Haftungsabsicht stehen GmbH und AG zur Wahl. Nach Angaben von startups.ch hängen die Gründungskosten im Kanton Bern von der Rechtsform ab und betragen bei einer GmbH oder AG mindestens 800 Franken. Die Rechtsform ist von den kantonalen Bewilligungen zu trennen; für ein Ladenlokal mit Gastgewerbenutzung bleibt die Betriebsbewilligung Gastgewerbe zusätzlich erforderlich.

Die Wahl der Rechtsform ändert nichts an den kantonalen Bewilligungen. Ein Ladenlokal ohne Gastgewerbe benötigt die Baubewilligung der Standortgemeinde, ein Ladenlokal mit Gastgewerbe zusätzlich die Betriebsbewilligung Gastgewerbe. Beide sind unabhängig davon, ob ein Einzelunternehmen, eine GmbH oder eine AG betrieben wird.

Rechtsformen im Vergleich: Einzelunternehmen vs. GmbH vs. AG

Handelsregistereintrag und die nötigen Anmeldungen

Die Berner Registerbehörde stellt für Einzelunternehmen drei Formulargruppen bereit: Neueintragung, allgemeine Änderungen (Kurz- und ausführliche Version) und Löschung eines Einzelunternehmens. Dazu kommt ein Merkblatt zu den formellen Anforderungen an Handelsregisteranmeldungen und -belege. Als gesetzliche Grundlagen nennt das Amt Art. 931 Abs. 1 OR, Art. 16 HRegV sowie Art. 39 Abs. 1 und 2 HRegV. Gebühren für Geschäfte am Schalter sind direkt zu bezahlen, in bar, mit Kredit- oder Debitkarte.

Der Ablauf bis zum Eintrag lässt sich am Beispiel des Anbieters einzelfirma.ch nachvollziehen: Zuerst wird ein unverbindliches Angebot berechnet, danach werden die Unternehmensdaten erfasst. Es folgen Kontaktaufnahme und Besprechung der Unterlagen sowie Prüfung und Unterschrift der konstituierenden Dokumente zu Hause.

Danach folgt die amtliche Beglaubigung der Unterschrift – etwa bei der örtlichen Behörde –, mit der bestätigt wird, dass sie tatsächlich von der unterzeichnenden Person stammt. Erst danach wird beim Handelsregister eingereicht.

Unabhängig von der Umsatzschwelle empfiehlt Startbox Bern, alle gängigen Abklärungen vorzunehmen und das Unternehmen auf EasyGov mit seinen Basisdaten zu registrieren, damit in der späteren Phase «Verantwortung» die Sozialversicherungen über EasyGov angemeldet werden können. Einzelunternehmen mit einem Jahresumsatz über 100'000 Franken müssen alle fünf Schritte der Anleitung befolgen.

Die gesetzlichen Grundlagen für die Handelsregisteranmeldung sind Art. 931 Abs. 1 OR, Art. 16 HRegV sowie Art. 39 Abs. 1 und 2 HRegV. Die Gebühren für Geschäfte am Schalter sind direkt zu bezahlen, in bar, mit Kredit- oder Debitkarte. Diese Bestimmungen gelten unabhängig von den kantonalen Bewilligungen für ein Ladenlokal.

Ladenlokal: Fläche, Lage und Mietbedingungen prüfen

Bei der Suche nach einem Ladenlokal sind Erdgeschoss mit Schaufenster, eine passende Gewerbefläche, eine zentrale Lage und – aus Sicht der Suchenden – eine faire Miete zentral. Daran lässt sich die eigene Objektsuche ausrichten: Sichtbarkeit vom Trottoir, Laufkundschaft und Erreichbarkeit mit dem öffentlichen Verkehr.

Ein Inserat aus der Zürcher Altstadt zeigt den Aufbau eines Angebots: 88 m², zwei Räume im Erdgeschoss plus grosses Lager im ersten Untergeschoss, Fensterfront mit Blick auf das Trottoir. In direkter Nähe liegen Einkaufsgeschäfte, Gastronomielokale und eine zentrale ÖV-Umsteigehaltestelle im Kreis 1. Ausgewiesen sind ein Mietzins von 8'000 Franken und ein Übernahmepreis von 100'000 Franken; das Objekt wird mitsamt Infrastruktur und Innenausbauten verkauft.

Beachten Sie die untervermieteten Flächen: Im selben Objekt sind zwei Büros im ersten Obergeschoss und ein separates Ladenlokal im Erdgeschoss untervermietet, wodurch der effektive Mietzins um rund 5'500 Franken monatlich sinkt. Solche Zusatzeinnahmen verändern die Belastung erheblich, sind aber an bestehende Untermietverträge gebunden.

Prüfen Sie die Befristung und die Verfügbarkeit: Manche Angebote sind befristet und enthalten eine Verlängerungsoption, andere sind unbefristet oder nach Vereinbarung verfügbar. Befristete Verträge mit Verlängerungsoption, unbefristete Verträge und Übernahmepreise sind wirtschaftlich nicht gleichwertig und in der Kalkulation getrennt auszuweisen.

Die passende Fläche allein genügt nicht: Ob ein Gewerbe in einer bestimmten Zone ausgeübt werden darf, klärt das Baubewilligungsverfahren. Zuständig ist im Kanton Zürich das Bauamt der Standortgemeinde. Diese Abklärung gehört vor die Unterzeichnung des Mietvertrags. Das Baubewilligungsverfahren klärt zudem, was der Umweltschutz verlangt.

Vor der Unterzeichnung des Mietvertrags sind die kantonalen Bewilligungen abzuklären. Ein Ladenlokal ohne Gastgewerbe benötigt in der Regel eine Baubewilligung der Standortgemeinde. Bei Gastgewerbenutzung kommt die Betriebsbewilligung Gastgewerbe hinzu, die je nach Kanton von der Gemeinde oder vom Regierungsstatthalteramt erteilt wird.

Kosten und Zeitbedarf realistisch planen

Für die Gründung eines Einzelunternehmens nennt Startbox Bern Gründungskosten von rund 0 bis 420 Franken und einen Zeitaufwand von 0 bis 15 Tagen; der vorgelagerte Schritt «Abklärungen & Bewilligungen» beansprucht je nach Tätigkeit einen Tag bis zwei Wochen. Bei einer GmbH oder AG fallen laut startups.ch im Kanton Bern mindestens rund 800 Franken an. Zu diesen Beträgen kommen die Gebühren des Handelsregisters, die bei Geschäften am Schalter direkt zu bezahlen sind.

Auf der Mietseite bestimmen drei Positionen die Rechnung: der laufende Mietzins, ein allfälliger Übernahmepreis und die effektive Belastung nach Abzug untervermieteter Flächen. Das erwähnte Altstadt-Objekt nennt 8'000 Franken Mietzins, 100'000 Franken Übernahmepreis und einen um rund 5'500 Franken sinkenden effektiven Mietzins. Der Übernahmepreis fällt einmalig an, der Mietzins monatlich; beide Beträge wirken entsprechend unterschiedlich auf die Liquiditätsplanung in der Startphase.

Zeitbedarf für Gründung und Bewilligungen

Vorsicht vor scheinoffiziellen Registern

Das Handelsregisteramt Bern warnt im Abschnitt «Vorsicht Falle!»: Einige Verlagsfirmen geschäften am Rande der Legalität und böten unnötige Angebote zur «Eintragung» in scheinoffizielle Register an. Die klare Anweisung des Amtes lautet, solche Rechnungen nicht zu bezahlen. Verwiesen wird auf eine Musterrechnung sowie auf die SECO-Warnung vor Adressbuchschwindlern.

Verbindlich sind die Eintragung im Handelsregister und die dafür am Schalter direkt zu bezahlenden Gebühren. Wer Zahlungen leistet, die nicht an das Handelsregister selbst oder an andere offiziell beauftragte Stellen gehen, zahlt für eine Leistung, die keine Rechtswirkung entfaltet.