Akonten und Nebenkosten im Gewerbemietvertrag: So prüfen Sie Abrechnungen

Nebenkosten im Gewerbeobjekt: der Posten, der die Bruttomiete ausmacht

Bei Gewerbeflächen in der Schweiz besteht die Bruttomiete aus Nettomiete plus Nebenkosten. Diese machen oft einen erheblichen Teil der Gesamtmietkosten aus. Für Budget und Standortentscheid zählt deshalb die Bruttomiete, nicht die im Inserat genannte Nettomiete.

Rechtliche Grundlage sind Art. 257a und 257b OR sowie die VMWG. Das Mietrecht des OR (Art. 253 ff.) gilt nicht nur für Wohnungen, sondern auch für Geschäftsräume, möblierte Zimmer und Parkplätze. Die Prüfschritte unten gelten im Gewerbemietverhältnis gleich wie im Wohnbereich.

Welche Posten anfallen, hängt von Objekt und Nutzung ab: Heizung und Warmwasser, Wasser und Abwasser, Abfall, Hauswartung, Schneeräumung und Gartenpflege sowie Strom für gemeinsame Anlagen. Sie fallen je nach Fläche und Nutzungsintensität unterschiedlich aus. Bei der Prüfung einer Abrechnung entscheidet nicht die Nutzungsart, sondern ob der einzelne Posten im Vertrag steht und beim Vermieter tatsächlich angefallen ist.

Ohne ausdrückliche Klausel im Mietvertrag nichts geschuldet

Nebenkosten sind nur geschuldet, wenn sie im Mietvertrag besonders und detailliert vereinbart wurden. Allgemeine Formulierungen genügen nicht. Fehlen sie explizit, gelten sie als im Nettomietzins enthalten; Gesetz und Rechtsprechung gehen dann von einer Abgeltung mit dem Mietzins aus.

Ein Sammelposten wie «übrige Betriebskosten» ist unzulässig. Reparaturen und Unterhaltsarbeiten gehören nicht in die Abrechnung. Die erste Prüfung ist daher ein Zeile-für-Zeile-Abgleich: Jede Position der Abrechnung braucht eine Entsprechung im Vertragstext.

Ist eine Klausel unklar oder mehrdeutig, geht das im Streitfall meist zulasten der Vermieterschaft. Sie gibt den Vertrag vor und hat ihn formuliert (Unklarheitsregel des Bundesgerichts). Das ist der Hebel, wenn im Vertrag bloss «Nebenkosten nach Aufwand» steht, ohne die einzelnen Positionen zu bezeichnen.

Umlagefähig oder nicht: die Grenze verläuft beim Gebrauch

Umlagefähig sind die tatsächlichen Aufwendungen der Vermieterschaft für Leistungen, die mit dem Gebrauch der Mietsache zusammenhängen (Art. 257a Abs. 1 OR) und beim Vermieter auch tatsächlich anfallen (Art. 257b Abs. 1 OR). Typische Positionen: Heizungs- und Warmwasserkosten, Wasser und Abwasser, Hauswartung, Schneeräumung, Gartenpflege, Abfallgebühren, Strom in Treppenhaus und gemeinsamen Anlagen sowie TV-Gebühren.

Nicht umlagefähig sind reine Eigentümerlasten: Unterhalt, Reparaturen und allgemeine Verwaltung sind durch den Nettomietzins abgegolten. Ein direkt zuordenbarer Verwaltungsaufwand, etwa für die Beheizung, gilt dagegen als umlagefähig. Wird auf der Abrechnung ein Prozentsatz für Verwaltungskosten verrechnet, ist der Bezug zur Mietsache darzulegen.

Bei den Heizkosten umfasst die Umlage Brennstoffe, Betriebsstrom für Brenner und Pumpen, Kaminreinigung, Servicearbeiten, Tankrevision, Verbrauchsmessung und Abrechnungskosten sowie periodische Boilerservice-Kosten. Ausschliesslich bei Fernwärme können zusätzlich Anschaffungskosten und die Amortisation der Anlage durch das Fernwärmewerk (Contracting) verrechnet werden. Bei einem Zusammenschluss zum Eigenverbrauch (ZEV) zählen Kosten für den Strombezug aus dem Verteilnetz, für den selbstproduzierten Strom, Amortisation, Messung, Datenbereitstellung, Verwaltung und Abrechnung dazu.

Bei Ölheizungen ist der Energiefluss nachzuvollziehen: Anfangsbestand im Tank plus die einzelnen Öleinkäufe minus Endbestand am Ende der Abrechnungsperiode. Bei veränderlichen Ölpreisen gilt früher gekauftes Öl als früher verbraucht. Rabatte und Preisvergünstigungen beim Einkauf muss die Vermieterschaft weitergeben — besonders, wenn sie mehrere Liegenschaften besitzt oder verwaltet und grosse Mengen bestellt.

Umlagefähige vs. nicht umlagefähige Nebenkosten im Gewerbemietvertrag

Akonto, Pauschale oder inklusive Nettomiete

Akonto: Monatlich wird mit dem Mietzins ein Betrag vorausbezahlt. Die Vermieterschaft erstellt mindestens jährlich eine detaillierte Abrechnung und legt sie der Mieterschaft vor (Art. 4 Abs. 1 VMWG). Liegen die Akontozahlungen unter den effektiven Kosten, folgt eine Nachforderung; zu viel Bezahltes wird zurückerstattet. Eine freiwillige Erhöhung der Akontozahlung kann bei der Vermieterschaft beantragt werden.

Pauschale: Die Mieterschaft bezahlt einen Pauschalbetrag und erhält keine Jahresabrechnung; eine Nachzahlung gibt es nicht. Inklusive: Nebenkosten, die im Mietvertrag nicht ausdrücklich genannt werden, sind im Mietzins enthalten.

Fehlt im Vertrag jede Regelung, gehen viele Juristinnen und Juristen von Akontozahlungen aus, weil das die üblichere Methode ist. Gestützt auf die Unklarheitsregel lässt sich mit guten Gründen auch vertreten, dass bei solchen Unklarheiten die für die Mieterschaft günstigere Lösung gilt.

Vorteile und Risiken verschiedener Abrechnungsmodelle im Gewerbemietverhältnis

Die Abrechnung Schritt für Schritt kontrollieren

Die einzelnen Positionen müssen detailliert aufgeschlüsselt und gleich benannt sein wie im Mietvertrag (Art. 5 und Art. 8 VMWG). Verwendet die Verwaltung andere Bezeichnungen als der Vertrag, wird die Abrechnung schwer nachvollziehbar — das ist ein Einwand, kein Formalismus.

Weiter muss erkennbar sein, wie die gesamten Nebenkosten nach einem klar nachvollziehbaren Verteilschlüssel auf die einzelnen Mietparteien verteilt werden. Vergleichen Sie die neue Abrechnung stets mit der des Vorjahres: Deutliche Sprünge bei einzelnen Positionen lassen sich über Verbrauch, Preise oder eine geänderte Schlüsselbasis erklären — oder eben nicht.

Belegeinsicht: Die Vermieterschaft kann grundsätzlich verlangen, dass die Belege an ihrem Wohn- oder Geschäftssitz eingesehen werden, aber nur, wenn dieser Ort in der Nähe liegt. Ist die Anreise unzumutbar, müssen die Belege zugesandt oder die Einsichtnahme in der Nähe ermöglicht werden (Art. 257b OR, Art. 8 VMWG). Bei Heizenergie ist zusätzlich der tatsächliche Energiefluss zu prüfen, einschliesslich Anfangs- und Endbestand sowie allfälliger Rabatte.

Schritt-für-Schritt-Prüfung einer Nebenkostenabrechnung

Checkliste: Was Sie bei einer Nebenkostenabrechnung prüfen müssen

Fristen und Nachforderungen im Blick behalten

Das Gesetz nennt keine Frist, innert der die Nebenkostenabrechnung erstellt werden muss. In der Beratungspraxis gilt eine ungeschriebene Regel von rund sechs Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode; häufig steht im Kleingedruckten zum Mietvertrag Genaueres. Eine vertragliche Frist ist eher als Ordnungsvorschrift zu verstehen. Kommt die Vermieterschaft ihrer Pflicht zur Erstellung der Abrechnung gar nicht nach, kann dies nötigenfalls gerichtlich durchgesetzt werden.

Neue Nebenkosten sind ohne Änderung des Mietvertrags nicht gültig. Erhalten Sie vom Vermieter eine Mietvertragsänderung, prüfen Sie die darin aufgeführten Nebenkosten genau. Sind Sie nicht einverstanden, können Sie innert 30 Tagen Einwand erheben.

Gültigkeit von Nebenkostenabrechnungen: Fristen und rechtliche Rahmenbedingungen

Wenn die Abrechnung nicht nachvollziehbar bleibt

Verlangen Sie eine detaillierte Abrechnung sowie Einsicht in die Belege und bestreiten Sie strittige Positionen schriftlich und begründet: Position, Vertragsgrundlage, Rechenweg. Die Zahlung darf nicht einfach eingestellt werden — wer nicht zahlt, riskiert eine Kündigung wegen Zahlungsverzugs.

Für das Schreiben an die Verwaltung stehen bei Mieterverbänden und Versicherern Musterbriefe bereit, etwa für die Einsicht in die Belege oder für eine freiwillige Erhöhung der Akontozahlung. Bleibt der Streit bestehen, ist die Schlichtungsbehörde die nächste Station.

Die eigene Prüfung stösst dort an Grenzen, wo der Rechenweg technisch wird: Ölbestände und Einkaufspreise, Fernwärme-Contracting, ein Zusammenschluss zum Eigenverbrauch oder ein bestrittener Verteilschlüssel lassen sich ohne Belege und Fachkenntnis nicht abschliessend beurteilen. Vor einer Zahlung oder deren Verweigerung ist in solchen Fällen eine rechtliche Abklärung angezeigt, damit die Bestreitung begründet bleibt.