Ouvrir un local commercial : aperçu des autorisations cantonales

D’abord vérifier : mon local commercial nécessite-t-il une autorisation ?

Startbox Berne place les « vérifications et autorisations » en première position – avant l’enregistrement, les documents de constitution et l’inscription au registre du commerce. Pour cette étape, Startbox prévoit un délai d’un jour à deux semaines selon l’activité. Il s’agit de déterminer si des autorisations ou des conditions cadres spécifiques sont nécessaires ; les informations sur l’obligation d’autorisation et les bases légales sont généralement disponibles en ligne.

La nécessité d’une autorisation pour un local commercial doit être clarifiée aux niveaux communal, cantonal et national. Les autorités compétentes sont responsables ; en cas de doute, il convient de se renseigner personnellement. Startbox Berne recommande de s’informer sur d’éventuelles prescriptions et d’utiliser comme points de repère la liste des professions réglementées et activités en Suisse ainsi que la liste des professions soumises à déclaration selon la LFPr.

En principe, la liberté économique prévaut en Suisse : toute personne peut en théorie exercer librement une activité lucrative privée. Certains types d’entreprises et de projets sont toutefois soumis à autorisation ou à déclaration. Le canton de Zurich publie sous la rubrique « Autorisations commerciales et d’exploitation » un aperçu des principales obligations d’autorisation ou de déclaration.

L’aperçu du canton de Zurich est structuré par thèmes : mise en place de l’exploitation, artisanat et industrie, marchandises et commerce, finances et jeux d’argent, santé, formation et garde, animaux, agriculture, transports ainsi que manifestations. Ces indications n’ont pas force de loi. Dans chaque cas concret, il faut toujours clarifier avec l’office compétent si une autorisation est nécessaire ; le canton de Zurich recommande également de prendre contact avec l’association professionnelle ou sectorielle concernée.

Le canton de Zurich renvoie à des informations sur la procédure d’octroi des permis de construire et à des informations complètes sur les prescriptions en matière de construction. Les deux sont accessibles via l’aperçu des autorisations commerciales et d’exploitation.

Pour un local commercial, le permis de construire est central. Les communes sont compétentes : quiconque ouvre un local commercial s’adresse au service des constructions de la commune d’implantation. Lors de la procédure d’octroi du permis de construire, on examine si les prescriptions constructives sont respectées, si une activité commerciale peut être exercée dans une zone donnée et ce qui s’applique du point de vue de la protection de l’environnement. En cas d’usage hôtelier-restauration, l’autorisation d’exploitation hôtelière-restauration s’ajoute ; dans le canton de Berne, elle est délivrée par la préfecture.

Un permis de construire peut aussi être nécessaire sans que des travaux de construction proprement dits soient prévus – par exemple pour une enseigne. Il convient donc de clarifier avant l’installation d’une entreprise si un permis de construire est nécessaire. Une transformation ou un autre usage des locaux requiert également un permis de construire.

Si des postes de travail sont créés, la procédure d’octroi du permis de construire examine aussi la sécurité au travail et la protection de la santé ainsi que la protection contre le bruit. Pour les entreprises industrielles, cela se fait dans le cadre de la procédure d’approbation des plans ; pour les entreprises artisanales et non industrielles, dans le cadre de l’examen des plans. Le bruit des entreprises industrielles et artisanales est examiné dans le cadre de la procédure de protection contre le bruit ; ces procédures s’appliquent généralement dans le cadre de la procédure d’octroi du permis de construire.

Outre le permis de construire, le canton de Zurich connaît une autorisation d’exploitation pour les entreprises industrielles. Pour un local commercial avec usage hôtelier-restauration, l’autorisation d’exploitation hôtelière-restauration s’ajoute : quiconque souhaite ouvrir ou reprendre une entreprise hôtelière-restauration dans le canton de Berne en a besoin. La première étape de la procédure consiste à vérifier si le permis de construire requis est disponible.

Il faut joindre à la demande un extrait du casier judiciaire actuel, qui ne doit pas avoir plus de trois mois, une copie du certificat de capacité ou la confirmation d’inscription aux modules de formation et aux dates d’examen ainsi que la carte des boissons. Le cas échéant, une copie de l’autorisation d’exploitation précédente doit être jointe. Dans certaines communes, les demandes peuvent être déposées numériquement dans le cadre d’un projet pilote.

Le formulaire de demande pour l’autorisation d’exploitation hôtelière-restauration est disponible sous forme de fichier PDF dans le canton de Berne. Dans certaines communes, il peut être soumis via un formulaire de demande numérique.

La documentation relative à l’autocontrôle est adressée au Laboratoire cantonal de Berne, Muesmattstrasse 19, 3012 Berne. La demande complète, pièces jointes comprises et signée par le Laboratoire cantonal, est déposée auprès de la commune où se situe l’entreprise. La commune vérifie l’exhaustivité et transmet le dossier avec sa proposition à la préfecture compétente, qui délivre l’autorisation.

La préfecture distingue des fiches d’information pour les autorisations d’exploitation A à E : A pour l’exploitation hôtelière-restauration publique avec vente d’alcool, B sans vente d’alcool, C pour l’exploitation non publique avec vente d’alcool, D sans, E pour les locaux destinés à des manifestations non publiques. Pour l’autorisation E, la documentation relative à l’autocontrôle n’est pas requise.

Selon les besoins, la préfecture peut demander des documents complémentaires tels que le concept d’exploitation, le concept musical, les contrats de bail, les contrats de travail et les descriptions de poste. Un modèle de concept d’exploitation est proposé.

Les entreprises de restauration relèvent de la loi sur les denrées alimentaires ; le début de l’activité doit être déclaré à l’autorité cantonale d’exécution compétente. Pour l’exploitation de restauration, il convient d’établir un concept d’hygiène pour l’autocontrôle (concept HACCP). L’autorisation d’exploitation doit être demandée suffisamment tôt avant l’ouverture prévue.

L’hôtellerie-restauration est réglementée au niveau cantonal en Suisse : les bases légales sont les lois cantonales sur l’hôtellerie-restauration et les ordonnances y afférentes. Les prescriptions, la procédure et les autorités d’autorisation diffèrent donc d’un canton à l’autre.

Dans de nombreux cantons, un brevet de cabaretier est nécessaire pour demander une autorisation d’exploitation ; selon le type d’exploitation, il inclut l’autorisation de vente d’alcool. Les restaurants ont souvent besoin d’une autorisation différente de celle d’un bar, d’un service traiteur, d’un café ou d’un pop-up. Pour les snacks, les food trucks, les take-away et les services traiteurs, des exceptions s’appliquent partiellement.

Dans le canton d’Argovie, la commune d’implantation délivre l’autorisation d’exploitation ; elle doit être demandée en temps utile avant l’ouverture. Une autorisation provisoire allant jusqu’à douze mois est parfois possible. Il faut présenter un brevet de cabaretier et prouver en outre une expérience dans l’hôtellerie-restauration d’au moins six mois.

L’aperçu de wirtepatent.ch couvre 18 cantons : Argovie, Appenzell Rhodes-Extérieures, Appenzell Rhodes-Intérieures, Bâle-Campagne, Bâle-Ville, Berne, Glaris, Grisons, Lucerne, Nidwald, Schaffhouse, Schwytz, Soleure, Saint-Gall, Thurgovie, Uri, Zoug et Zurich.

L’aperçu de wirtepatent.ch est structuré par cantons. Pour chacun des 18 cantons, il mentionne les prescriptions pour l’autorisation d’exploitation.

Les autorités compétentes diffèrent selon le canton. Dans le canton de Berne, la préfecture délivre l’autorisation d’exploitation hôtelière-restauration, dans le canton d’Argovie, c’est la commune d’implantation. Dans le canton de Zurich, le service des constructions de la commune d’implantation est compétent pour le permis de construire.

Étant donné que les prescriptions peuvent aussi concerner l’objet lui-même, cette clarification doit précéder la signature du contrat de bail. Quiconque ne clarifie la situation qu’après la conclusion du contrat s’engage éventuellement dans un local commercial qui ne se prête pas facilement à l’usage prévu.

Pour un local commercial, il faut distinguer les autorisations cantonales, les compétences, les bases légales et les procédures. L’autorisation centrale est le permis de construire de la commune d’implantation. En cas d’usage hôtelier-restauration, l’autorisation d’exploitation hôtelière-restauration s’ajoute, délivrée selon le canton par la commune ou par la préfecture.

Les bases légales pour l’hôtellerie-restauration sont les lois cantonales sur l’hôtellerie-restauration et les ordonnances y afférentes. Pour le permis de construire, les prescriptions de construction du canton d’implantation et de la commune s’appliquent. Les prescriptions, la procédure et les autorités d’autorisation diffèrent d’un canton à l’autre.

Pour un simple local commercial sans hôtellerie-restauration, le permis de construire est l’autorisation cantonale centrale. Il clarifie si l’activité commerciale peut être exercée dans la zone et ce qu’exige la protection de l’environnement. D’autres autorisations cantonales dépendent de l’activité concrète.

La procédure pour l’autorisation d’exploitation hôtelière-restauration dans le canton de Berne comprend sept étapes : vérifier le permis de construire, remplir la demande, soumettre les pièces jointes, envoyer l’autocontrôle au Laboratoire cantonal de Berne, déposer la demande auprès de la commune, la commune vérifie et transmet, la préfecture délivre l’autorisation.

Choisir la forme juridique : l’entreprise individuelle comme point de départ fréquent

Une entreprise individuelle naît avec le début de l’activité commerciale ; une constitution proprement dite n’est pas nécessaire, mais diverses inscriptions sont requises. Selon Startbox Berne, aucun capital initial n’est requis, et l’inscription au registre du commerce n’est nécessaire qu’à partir d’un chiffre d’affaires annuel de 100'000 francs. Une résidence en Suisse n’est pas non plus une condition préalable.

Startbox cite comme avantages la rapidité de la constitution, la possibilité de créer l’entreprise avec des fonds de prévoyance professionnelle et la simplicité de l’imposition : le bénéfice n’est imposé qu’une seule fois, contrairement à la SARL et à la SA. Le conseil d’administration et l’organe de révision font défaut ; un organe de révision peut être nommé volontairement.

L’envers de la médaille : la propriétaire ou le propriétaire répond indéfiniment sur son patrimoine personnel. L’office du registre du commerce bernois précise que la responsabilité est personnelle et illimitée sur l’ensemble du patrimoine. Avec l’inscription de l’entreprise individuelle, on est soumis à la poursuite pour dettes par voie de faillite (poursuite en faillite ou poursuite cambiaire). Autres inconvénients cités : aucune participation au capital pour les collaborateurs, protection du nom de l’entreprise uniquement au lieu du siège et lors de l’inscription au registre du commerce, règlement successoral plus complexe.

Pour un local commercial avec intention de limiter la responsabilité, la SARL et la SA sont au choix. Selon startups.ch, les coûts de constitution dans le canton de Berne dépendent de la forme juridique et s’élèvent à au moins 800 francs pour une SARL ou une SA. La forme juridique doit être distinguée des autorisations cantonales ; pour un local commercial avec usage hôtelier-restauration, l’autorisation d’exploitation hôtelière-restauration reste nécessaire en plus.

Le choix de la forme juridique ne change rien aux autorisations cantonales. Un local commercial sans hôtellerie-restauration nécessite le permis de construire de la commune d’implantation, un local commercial avec hôtellerie-restauration nécessite en plus l’autorisation d’exploitation hôtelière-restauration. Les deux sont indépendants du fait que l’entreprise soit exploitée sous forme d’entreprise individuelle, de SARL ou de SA.

Formes juridiques comparées : entreprise individuelle vs SARL vs SA

Inscription au registre du commerce et les inscriptions nécessaires

L’autorité des registres bernoise met à disposition trois groupes de formulaires pour les entreprises individuelles : nouvelle inscription, modifications générales (version courte et détaillée) et radiation d’une entreprise individuelle. S’y ajoute une fiche d’information sur les exigences formelles relatives aux inscriptions et justificatifs au registre du commerce. Comme bases légales, l’office cite l’art. 931 al. 1 CO, l’art. 16 ORC ainsi que l’art. 39 al. 1 et 2 ORC. Les taxes pour les opérations au guichet sont à payer directement, en espèces, par carte de crédit ou de débit.

Le déroulement jusqu’à l’inscription peut être suivi à l’exemple du prestataire einzelfirma.ch : d’abord, une offre non contraignante est calculée, ensuite les données de l’entreprise sont saisies. Suivent la prise de contact et la discussion des documents ainsi que la vérification et la signature des documents constitutifs à domicile.

Suit ensuite la légalisation officielle de la signature – par exemple auprès de l’autorité locale –, qui confirme qu’elle provient bien de la personne signataire. Ce n’est qu’ensuite que le dossier est déposé au registre du commerce.

Indépendamment du seuil de chiffre d’affaires, Startbox Berne recommande d’effectuer toutes les vérifications courantes et d’enregistrer l’entreprise sur EasyGov avec ses données de base, afin que les assurances sociales puissent être annoncées via EasyGov dans la phase ultérieure « Responsabilité ». Les entreprises individuelles avec un chiffre d’affaires annuel supérieur à 100'000 francs doivent suivre les cinq étapes de l’instruction.

Les bases légales pour l’inscription au registre du commerce sont l’art. 931 al. 1 CO, l’art. 16 ORC ainsi que l’art. 39 al. 1 et 2 ORC. Les taxes pour les opérations au guichet sont à payer directement, en espèces, par carte de crédit ou de débit. Ces dispositions s’appliquent indépendamment des autorisations cantonales pour un local commercial.

Local commercial : vérifier la surface, l’emplacement et les conditions de bail

Lors de la recherche d’un local commercial, le rez-de-chaussée avec vitrine, une surface commerciale appropriée, un emplacement central et – du point de vue des chercheurs – un loyer équitable sont centraux. On peut orienter sa propre recherche d’objet sur ces critères : visibilité depuis le trottoir, clientèle de passage et accessibilité avec les transports publics.

Une annonce de la vieille ville de Zurich montre la structure d’une offre : 88 m², deux pièces au rez-de-chaussée plus grand dépôt au premier sous-sol, façade vitrée donnant sur le trottoir. À proximité immédiate se trouvent des commerces, des locaux de restauration et un arrêt central de correspondance des TP dans le cercle 1. Un loyer de 8'000 francs et un prix de reprise de 100'000 francs sont indiqués ; l’objet est vendu avec infrastructure et aménagements intérieurs.

Veuillez noter les surfaces sous-louées : dans le même objet, deux bureaux au premier étage et un local commercial séparé au rez-de-chaussée sont sous-loués, ce qui réduit le loyer effectif d’environ 5'500 francs par mois. De tels revenus supplémentaires modifient considérablement la charge, mais sont liés aux contrats de sous-location existants.

Vérifiez la durée déterminée et la disponibilité : certaines offres sont à durée déterminée et contiennent une option de prolongation, d’autres sont à durée indéterminée ou disponibles selon accord. Les contrats à durée déterminée avec option de prolongation, les contrats à durée indéterminée et les prix de reprise ne sont pas économiquement équivalents et doivent être indiqués séparément dans le calcul.

La surface appropriée seule ne suffit pas : la procédure d’octroi du permis de construire clarifie si une activité commerciale peut être exercée dans une zone donnée. Dans le canton de Zurich, le service des constructions de la commune d’implantation est compétent. Cette clarification doit précéder la signature du contrat de bail. La procédure d’octroi du permis de construire clarifie en outre ce qu’exige la protection de l’environnement.

Avant la signature du contrat de bail, les autorisations cantonales doivent être clarifiées. Un local commercial sans hôtellerie-restauration nécessite généralement un permis de construire de la commune d’implantation. En cas d’usage hôtelier-restauration, l’autorisation d’exploitation hôtelière-restauration s’ajoute, délivrée selon le canton par la commune ou par la préfecture.

Planifier réaliste les coûts et le temps nécessaire

Pour la constitution d’une entreprise individuelle, Startbox Berne indique des coûts de constitution d’environ 0 à 420 francs et un effort temporel de 0 à 15 jours ; l’étape préalable « Vérifications et autorisations » prend un jour à deux semaines selon l’activité. Pour une SARL ou une SA, startups.ch indique au moins environ 800 francs dans le canton de Berne. À ces montants s’ajoutent les taxes du registre du commerce, qui sont à payer directement lors des opérations au guichet.

Côté location, trois postes déterminent le calcul : le loyer courant, un éventuel prix de reprise et la charge effective après déduction des surfaces sous-louées. L’objet de la vieille ville mentionné indique 8'000 francs de loyer, 100'000 francs de prix de reprise et un loyer effectif réduit d’environ 5'500 francs. Le prix de reprise est payé une seule fois, le loyer mensuellement ; les deux montants influencent différemment la planification de la liquidité dans la phase de démarrage.

Effort temporel pour la constitution et les autorisations

Attention aux registres semi-officiels

L’office du registre du commerce de Berne met en garde dans la section « Attention au piège ! » : certaines maisons d’édition opèrent à la limite de la légalité et proposent des offres inutiles pour l’« inscription » dans des registres semi-officiels. L’instruction claire de l’office est de ne pas payer ces factures. Il est fait référence à une facture type ainsi qu’à l’avertissement de la SECO contre les escrocs des annuaires d’adresses.

Seules l’inscription au registre du commerce et les taxes à payer directement au guichet pour celle-ci sont contraignantes. Quiconque effectue des paiements qui ne vont pas au registre du commerce lui-même ou à d’autres offices officiellement mandatés paie pour une prestation qui n’a aucun effet juridique.