Louer des locaux commerciaux en Suisse : contrat, charges et obligations

Louer des locaux commerciaux en Suisse : cadre juridique

Le contrat de bail scelle la relation locative et définit le cadre entre les locataires et les bailleurs. Pour les locaux commerciaux, le loyer net, les charges accessoires expressément convenues ainsi que les obligations des parties doivent être clarifiés avant la signature. Le principe de base est le même pour les commerçants, avec une différence majeure : la liberté contractuelle est plus grande pour les locaux professionnels que pour les logements.

Est considéré comme local commercial tout espace qui, selon l'accord, sert à l'exploitation d'une entreprise ou à l'exercice d'une activité professionnelle – par exemple des bureaux, des espaces de vente, des ateliers, des magasins et des entrepôts. Un kiosque, un stand à marrons chauds ou une station de lavage automatique pour voitures peuvent également constituer des locaux commerciaux. Peu importe que l'activité soit exercée à titre principal ou accessoire, ni qu'elle soit lucrative.

En revanche, ne sont pas considérés comme locaux commerciaux, notamment les terrains non bâtis, les terrains de sport, les places de parc ou les simples dépôts. L'élément déterminant reste l'usage convenu par les parties.

La base légale est le Code des obligations (CO), qui prévoit des dispositions spécifiques pour les locaux commerciaux. Elles diffèrent sur des points essentiels des règles applicables aux logements, notamment en ce qui concerne le dépôt de garantie, les délais de résiliation et la prolongation du bail. Des dispositions légales impératives fixent toutefois aussi des limites pour les locaux commerciaux.

Là où la loi prévoit des dispositions protectrices impératives pour les logements, les parties peuvent souvent négocier elles-mêmes ce qui s'applique aux surfaces utilisées à des fins commerciales. Cela devient évident avec le dépôt de loyer : pour les locations d'habitation, la caution est limitée par la loi, tandis qu'une telle limite fait défaut pour la location de locaux commerciaux.

Les commerçants disposent également d'une plus grande marge de manœuvre concernant le loyer, les charges accessoires et la durée du contrat – et donc d'une plus grande responsabilité pour vérifier les conditions avant de signer.

Comparaison : relation locative local commercial vs logement

Contrat pour locaux commerciaux : ce qu'il faut clarifier avant de signer

Le contrat de bail réglemente le loyer net, les charges accessoires ainsi que les délais et dates de résiliation. Pour les locaux commerciaux, s'ajoutent des points qui ont un poids considérable : la description de la destination, d'éventuelles restrictions d'utilisation ainsi que les règles concernant les transformations ou les enseignes. Ces points doivent figurer par écrit dans le contrat.

Les « Conditions générales de contrat » (CGC) ne s'appliquent que si le contrat de bail y renvoie. Ceux qui signent en tant que nouveaux locataires doivent donc lire attentivement les CGC. Si la référence fait défaut, elles ne font pas partie intégrante du contrat.

Clarifiez avant la signature au nom de qui le contrat doit être établi. Si vous avez créé une personne morale pour votre activité, telle qu'une SA ou une Sàrl, le contrat devrait être établi exclusivement au nom de l'entreprise. S'il est également établi à votre nom personnel, vous répondez solidairement avec l'ensemble de votre fortune privée.

Essayez de limiter cette responsabilité, au moins en montant ou pour une période déterminée, par voie contractuelle. Une telle limitation doit figurer par écrit dans le contrat.

Si plusieurs personnes s'associent pour un bureau ou un cabinet, il se crée – même sans intention – une société simple et donc une location solidaire. Les bailleurs peuvent alors s'adresser à chaque locataire individuellement. Réglez par écrit la répartition des coûts entre vous ; le contrat ne peut généralement être résilié que conjointement.

Le contrat ne peut être résilié que conjointement par tous les locataires. Une résiliation partielle par un seul locataire n'est possible que si elle est expressément convenue dans le contrat.

Dans le cas d'une location en état brut, les locataires reprennent l'objet non encore entièrement aménagé et établissent l'état d'usage eux-mêmes ou avec la participation des bailleurs. Reste alors ouverte la question de savoir si les aménagements seront indemnisés, quand les investissements seront amortis et s'il existe une obligation de remise en état à la fin du contrat. De tels points doivent figurer précisément dans le contrat.

Des exemples typiques de location en état brut sont les cabinets dentaires, les salons de coiffure ou les bureaux. Comme les locataires investissent dans l'aménagement, l'indemnisation, l'amortissement et l'obligation de remise en état doivent être réglés avant la signature.

Lisez attentivement le contrat de bail avant de le signer – surtout en tant que nouveau locataire qui ne connaît pas encore l'immeuble ni les bailleurs. Clarifiez auparavant quelles surfaces et pièces annexes sont effectivement louées, qui supporte quels frais d'exploitation et quels délais de résiliation s'appliquent.

L'Association suisse des locataires met à disposition des modèles de contrats, notamment des contrats de bail pour logements, des contrats de sous-location ainsi que des contrats de bail pour garages et places de stockage. Une fiche d'information résume ce qui est important lors de la conclusion d'un contrat de bail.

Étapes pour la conclusion d'un contrat de bail pour local commercial

Clauses nulles malgré la signature

Les conditions contractuelles qui s'écartent de la loi impérative sont nulles – même après la signature. Exemple classique : la règle selon laquelle les locataires doivent payer eux-mêmes toutes les réparations jusqu'à 1 % du loyer net annuel.

Les locataires ne doivent payer eux-mêmes que les petites réparations pour lesquelles aucun professionnel n'est nécessaire. Les factures pour des réparations effectuées par des professionnels peuvent être refusées par les locataires. Celui qui reçoit une telle facture vérifie d'abord s'il s'agit réellement d'une petite réparation sans professionnel – et ne paie qu'ensuite.

La liberté contractuelle pour les locaux commerciaux ne signifie pas que tout peut être convenu : des dispositions légales impératives fixent ici aussi des limites. En cas de doute, il vaut la peine de procéder à une clarification professionnelle avant la signature, par exemple auprès d'un conseil juridique ou d'une organisation de locataires.

Deux adresses pour cette clarification : l'Association suisse des locataires et la Fédération suisse des propriétaires fonciers (HEV Suisse). Toutes deux offrent leurs propres conseils juridiques et mettent à disposition des informations sur le droit du bail ; le HEV Suisse informe en outre sur les autorités de conciliation.

Charges accessoires et loyer : coûts dans le contrat de bail commercial

Les frais de chauffage et les charges accessoires peuvent être facturés par le bailleur sous forme d'acomptes ou forfaitairement. Dans le modèle des acomptes, les locataires paient mensuellement un montant à l'avance et reçoivent un décompte annuel détaillé. Veillez à ce que le montant des acomptes couvre les frais encourus – cela vous évitera des paiements complémentaires élevés.

Dans le modèle forfaitaire, les locataires paient un montant forfaitaire et ne reçoivent aucun décompte annuel. Dans le modèle « tout compris », les charges accessoires non expressément mentionnées dans le contrat de bail sont incluses dans le loyer ; certaines charges accessoires doivent être expressément convenues contractuellement (Association suisse des locataires).

Pour les locaux commerciaux, cela signifie : demandez aux bailleurs, avant la signature du contrat, quel était le montant des coûts au cours des trois dernières années. Dans le modèle des acomptes, cette valeur aide à estimer si le paiement anticipé est suffisant.

Dans le modèle forfaitaire, renseignez-vous sur les coûts moyens effectifs des trois dernières années, afin de ne pas trop payer.

Faites-vous également une idée des coûts récurrents typiquement liés aux locaux commerciaux – chauffage, eau chaude, conciergerie, électricité générale ou évacuation des déchets. Notez par écrit lesquels sont inclus dans le loyer et lesquels sont facturés séparément.

Si le loyer est indexé, le loyer net suit exclusivement l'indice national des prix à la consommation de l'Office fédéral de la statistique. Le taux de référence reste sans importance. Une telle clause d'indexation adapte donc le loyer uniquement au coût de la vie.

Comme aide à la comparaison, le HEV Suisse met à disposition un calculateur de loyer ainsi que des indications sur le taux de référence et les prix des loyers. Ces valeurs complètent la demande auprès des bailleurs, mais ne la remplacent pas.

Loyer initial : le rôle joué par l'ancien loyer

Avant de conclure un nouveau contrat, il vaut la peine de poser la question : combien payait le locataire précédent ? Le loyer initial est le loyer au début de la relation locative. Un coup d'œil au loyer précédent des mêmes locaux fournit une valeur de comparaison et aide à mieux classer le loyer proposé.

Cette comparaison est particulièrement précieuse si vous négociez les conditions en tant que nouveau locataire avant la conclusion du contrat. Celui qui connaît l'ancien loyer et sait comment le loyer proposé s'en distingue argumente de manière plus ciblée. Demandez activement aux bailleurs l'ancien loyer et l'évolution des charges accessoires.

Le caractère usuel d'un loyer dans le lieu et le quartier s'apprécie selon l'article 269a lettre a CO. Les loyers pour les locaux d'habitation et commerciaux sont déterminants à cet effet.

Cette pertinence est expressément stipulée dans l'ordonnance du 9 mai 1990 sur le bail à loyer et à ferme : pour la détermination des loyers usuels dans le lieu et le quartier au sens de l'article 269a lettre a CO, les loyers pour les locaux d'habitation et commerciaux sont déterminants. Cela permet de classer un loyer commercial proposé par rapport à des locaux comparables.

Dépôt de loyer et caution : bien les sécuriser

Un dépôt de loyer doit être versé sur un compte bloqué spécial – pas directement aux bailleurs. Celui qui verse la caution directement aux bailleurs ne paie pas sur un compte bloqué spécial. Exigez donc un compte bloqué spécial.

Une différence importante apparaît concernant le montant : pour les locations d'habitation, la caution est limitée par la loi à trois mois de loyer, tandis qu'une telle limitation fait défaut pour la location de locaux commerciaux.

La créance de dépôt est négociée individuellement dans le contrat et devrait être clarifiée avant la signature – quant au montant et au remboursement à la fin du contrat.

Une autre différence concerne les arriérés de paiement : pour les locaux commerciaux, les bailleurs ont le droit de retenir le mobilier, les marchandises ou les appareils. Cela n'est pas autorisé pour les locations d'habitation.

Les trois mois de loyer de la location d'habitation servent tout au plus de valeur indicative dans les relations commerciales. Cette limite n'y est pas contraignante, c'est pourquoi le montant du dépôt convenu contractuellement et le moment du remboursement doivent être fixés expressément par écrit.

Lorsque le contrat est modifié ultérieurement

Toutes les modifications du contrat de bail doivent être communiquées par les bailleurs aux locataires au moyen d'un formulaire officiel. Le formulaire indique que les locataires peuvent contester la modification auprès de l'autorité de conciliation dans un délai de 30 jours – par exemple en cas d'augmentation du loyer.

Pour les commerçants qui reçoivent des adaptations pendant la durée du contrat, le formulaire officiel et le délai qui y est mentionné sont décisifs. Vérifiez donc la modification rapidement et faites-vous conseiller si nécessaire avant l'expiration des 30 jours.

Conservez tous les formulaires, décomptes et correspondances de manière ordonnée. En cas de litige ultérieur, vous pourrez ainsi prouver quand quelle communication est arrivée et comment vous avez réagi.

Calendrier pour les modifications de contrat et la contestation

Obligations, diligence et liste de contrôle pour la conclusion du contrat

Les obligations des locataires dans la location commerciale se résument en quelques points. Elles incluent le soin apporté aux locaux loués et la prise en charge des petites réparations pour lesquelles aucun professionnel n'est nécessaire.

S'ajoutent l'utilisation conforme à la destination décrite dans le contrat ainsi que les annonces nécessaires après la prise de possession. Vérifiez avant l'emménagement ou le début de l'exploitation si l'utilisation réelle est couverte par la description de la destination.

Vous supportez vous-même les petites réparations ; vous pouvez refuser les factures pour des réparations effectuées par des professionnels. Il fait également partie de vos obligations de signaler les dommages et vices rapidement, afin que les bailleurs puissent réagir et éviter d'autres dommages consécutifs.

Parmi les annonces après la prise de possession figure l'obligation de s'annoncer au registre des habitants.

La résiliation par les locataires doit être déclarée par écrit. Pour les locaux commerciaux, un délai minimal de résiliation de six mois s'applique ; pour les logements, il est de trois mois.

Celui qui souhaite quitter le contrat prématurément peut proposer un successeur ou transférer la relation locative à un tiers. La sous-location est autorisée en Suisse.

Si aucune autre solution ne peut être trouvée, la relation locative peut être prolongée : pour les locaux commerciaux au maximum six ans, pour les logements au maximum quatre ans.

Liste de contrôle avant la signature : le loyer net est-il fixé dans le contrat, et quel était le loyer du locataire précédent ? Les charges accessoires sont-elles réglées – acomptes, forfait ou tout compris – et connaissez-vous les coûts moyens effectifs des trois dernières années ? Les délais et dates de résiliation sont-ils inscrits ?

Vérifiez en outre trois points : une éventuelle limitation de responsabilité, la possibilité d'une résiliation partielle et l'obligation de remise en état en cas de location en état brut. Chacun de ces points doit figurer par écrit dans le contrat.

Les CGC sont-elles mentionnées dans le contrat, et les avez-vous lues ? Le dépôt se trouve-t-il sur un compte bloqué et non chez les bailleurs ? La description de la destination correspond-elle à votre activité ? Ce n'est que lorsque ces points sont clarifiés que le contrat est prêt à être signé.

Ces chiffres doivent figurer dans le contrat ou dans vos documents : délai minimal de résiliation six mois, prolongation au maximum six ans, délai de contestation 30 jours à partir du formulaire officiel, les clauses de réparation jusqu'à 1 % du loyer net annuel sont nulles, coûts des trois dernières années comme référence pour les charges accessoires.

Pièces justificatives qui devraient être disponibles avant la signature : le contrat écrit avec le loyer net et la réglementation des charges accessoires, les CGC en cas de référence dans le contrat, les décomptes de charges accessoires des trois dernières années ainsi que la confirmation du compte bloqué pour le dépôt. Si l'un de ces documents manque, clarifiez le point avant la signature.