HACCP-Dokumentation führen: Kontrollpunkte für den Betrieb

Warum HACCP-Dokumentation zur Selbstkontrolle gehört

Die Selbstkontrolle ist in der schweizerischen Lebensmittelgesetzgebung zentral: Jeder Betrieb ist selber dafür verantwortlich, die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten – die Verantwortung für deren Einhaltung trägt die verantwortliche Person. Nach Art. 23 des Lebensmittelgesetzes (LMG) muss, wer Lebensmittel herstellt, behandelt, abgibt, einführt oder ausführt, dafür sorgen, dass die Waren den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, und sie entsprechend der Guten Herstellungspraxis untersuchen oder untersuchen lassen. Die amtliche Kontrolle entbindet den Betrieb nicht von der Pflicht zur Selbstkontrolle.

Art. 49 der Lebensmittel- und Gebrauchsgegenständeverordnung (LGV) nennt die wichtigen Instrumente der Selbstkontrolle: die Sicherstellung guter Verfahrenspraktiken (Gute Hygienepraxis, Gute Herstellungspraxis), die Anwendung von Verfahren nach den Prinzipien des HACCP-Konzepts, die Rückverfolgbarkeit sowie die Probenahme und Analyse von Lebensmitteln. Art. 51 LGV konkretisiert das HACCP-Konzept: Wer Lebensmittel herstellt, verarbeitet, behandelt, lagert, transportiert oder abgibt, hat ein oder mehrere Verfahren zur ständigen Überwachung der spezifischen Gefahren.

HACCP steht für «hazard analysis and critical control points», auf Deutsch «Gefahrenanalyse und kritische Kontrollpunkte». Der erste Schritt besteht darin, mögliche Gefahren zu erkennen, die während des Transports, der Lagerung und der Produktion von Lebensmitteln auftreten können – etwa durch Mikroorganismen oder Verunreinigungen. In einem zweiten Schritt werden Kontrollpunkte festgelegt, mit denen diese Gefahren überwacht und beherrscht werden. In der Schweiz ist das Konzept im Lebensmittelrecht verankert; Grundlage sind die Richtlinien des Codex Alimentarius, und die Ernährungs- und Landwirtschaftsorganisation der UNO empfiehlt es seit 1993.

Alles, was ein Betrieb nicht dokumentiert, gilt im juristischen Sinne als nicht erfolgt. Die Dokumentation ist deshalb nicht Verwaltungsballast, sondern der Nachweis gegenüber der Vollzugsbehörde, dass Wareneingang, Lagerung, Zubereitung und Abgabe kontrolliert werden – und gleichzeitig die Grundlage dafür, dass im Alltag klar ist, wer wann was prüft und wie bei Abweichungen reagiert wird. Als Orientierung dient die Leitlinie «Gute Verfahrenspraxis im Gastgewerbe (GVG)», die GastroSuisse, HotellerieSuisse, CafetierSuisse und der Schweizer Verband für Spital-, Heim- und Gemeinschaftsgastronomie erarbeitet haben und die am 21. September 2018 erneut die Genehmigung des Bundesamtes für Lebensmittelsicherheit und Veterinärwesen (BLV) erhalten hat. Sie kann kostenlos als PDF heruntergeladen werden.

Rechtliche Grundlagen der Selbstkontrolle in der Schweiz

Betrieb beschreiben und Verantwortlichkeiten festlegen

Das erste Kapitel der GVG-Leitlinie widmet sich der Organisation des Betriebs. Zentral sind die Bezeichnung der verantwortlichen Person sowie deren Qualifikationen und Pflichten. Der Betrieb wird mit Organigrammen und/oder Betriebsbeschrieben beschrieben; für die Mitarbeitenden sind Stellenbeschriebe sowie ein Schulungskonzept vorhanden. Damit lässt sich belegen, wer welche Aufgabe wahrnimmt und über welche Ausbildung die Person verfügt, die für die Lebensmittelsicherheit einsteht.

In der Praxis gehört zu diesem Schritt eine einfache Antwort auf drei Fragen je Kontrolle: Wer führt die Aufzeichnung aus, wer prüft sie, und wer entscheidet, wenn ein Wert nicht stimmt? Diese Zuständigkeiten gehören in den Stellenbeschrieb oder in die Arbeitsanweisung, damit eine Kontrolle auch bei Abwesenheit der verantwortlichen Person nicht ausfällt. Ebenso festzuhalten sind Stellvertretungen und der Zugang zu den Formularen.

Der Aufbau folgt einem klaren Ablauf: Beschreiben Sie den Betrieb oder den Anlass, erstellen Sie eine Gefahrenanalyse, erarbeiten Sie Arbeitsanweisungen und dokumentieren Sie die eigenen Kontrollen. Die zuständige kantonale Stelle stellt dafür Vorlagen bereit, gegliedert nach Betriebsarten – unter anderem für Gewerbe-, Handels- und Verpflegungsbetriebe (Restaurants), für Organisatoren von Veranstaltungen, für Kitas und Tagesbetreuungen sowie für Club- und Vereinswirtschaften. Die Dokumentationspflicht betrifft auch Trinkwasserversorger und Schlachtbetriebe.

Gefahrenanalyse: Wo Risiken im Betrieb entstehen

Die Gefahrenanalyse unterscheidet biologische Gefahren (etwa Mikroorganismen), chemische Gefahren (etwa Reinigungsmittel- oder Rückstände) und physikalische Gefahren (etwa Fremdkörper). Entscheidend ist nicht eine allgemeine Liste, sondern der Weg der Lebensmittel durch den eigenen Betrieb: von der Herstellung über Transport, Verpackung, Lagerung und Verteilung bis zum Verkauf beziehungsweise zur Abgabe – in der Gastronomie also von der Anlieferung über die Lagerung und die Zubereitung bis zur Ausgabe.

Betriebsindividuell heisst: Es werden die tatsächlich verwendeten Rohstoffe erfasst (tierische Produkte, rohe Eier, Fisch, nicht durcherhitzte Speisen, Allergene), die tatsächlichen Arbeitsschritte (Auftauen, Marinieren, Garen, Abkühlen, Wiedererwärmen, Heisshalten, Kühlen, Portionieren) und die tatsächlich verwendeten Geräte und Räume. Für jeden Schritt wird festgehalten, ob eine Gefahr vorhanden sein kann, eingebracht wird oder sich verschlimmert – und durch welche bestehende Massnahme sie heute schon beherrscht wird.

Das Ergebnis der Gefahrenanalyse ist ein schriftliches Dokument, aus dem pro Prozessschritt hervorgeht: Schritt, Gefahr und Gefahrenart, Ursache, bestehende vorbeugende Massnahme und die Beurteilung, ob an diesem Punkt ein kritischer Kontrollpunkt geführt werden muss. Diese Beurteilung ist die Grundlage für die Auswahl der Kontrollpunkte und muss bei jeder Änderung von Rezeptur, Lieferant, Gerät oder Räumlichkeit überprüft werden.

Kritische Kontrollpunkte und Grenzwerte bestimmen

Das HACCP-Konzept folgt festen Grundsätzen: Ermittlung der Gefahren, Bestimmung der kritischen Lenkungspunkte, Festlegung der Grenzwerte, Festlegung von Korrekturmassnahmen, Festlegung von Verfahren der Verifizierung und Dokumentation. Ein kritischer Kontrollpunkt ist die Stelle, an der eine Gefahr verhindert, ausgeschaltet oder auf ein akzeptables Mass reduziert werden kann – dort, wo ein Fehler nicht mehr durch einen späteren Schritt korrigiert wird.

Typische Kontrollpunkte in Gastronomie und Verpflegung sind der Wareneingang (Warenannahme und Kontrolle von Lieferung und Begleitdokumenten), die Kühlung und die durchgehende Kühlkette, die Erhitzung, die Heisshaltung, das Abkühlen sowie die Rückverfolgbarkeit der Ware. Von diesen Kontrollpunkten zu unterscheiden sind die allgemeinen Hygienemassnahmen der Guten Verfahrenspraxis – Personalhygiene, Reinigung, Schädlingsbekämpfung, Unterhalt der Infrastruktur. Diese werden über Arbeitsanweisungen und Checklisten gesteuert und nicht als CCP mit Grenzwert geführt.

Jeder Kontrollpunkt braucht einen Grenzwert, der messbar und eindeutig ist: Bei Temperatur- und Zeitgrössen stammt er aus den lebensmittelrechtlichen Vorgaben, den Herstellerangaben der Geräte oder der Produktedeklaration des Lieferanten; die verwendete Grundlage wird zum Grenzwert dokumentiert, damit er bei einer Kontrolle begründet werden kann. Daneben braucht der Betrieb pro Kontrollpunkt: die Überwachungsart und -häufigkeit, die zuständige Person, die Korrekturmassnahme, das Formular und die Ablage der Aufzeichnung.

Die Überwachung ist laut LGV als ständige Überwachung der spezifischen Gefahren angelegt. In der Praxis bedeutet das: kontinuierliche Messung, wo Geräte das leisten (etwa Temperaturaufzeichnung), sonst eine feste Messfolge je Vorgang – bei jeder Anlieferung, bei jeder Charge, bei jeder Heisshaltung – mit einem Zeitpunkt, der im Formular vorgegeben ist.

Unterschiede zwischen allgemeinen Hygienemaßnahmen und kritischen Kontrollpunkten (CCP)

Überwachung, Korrekturmassnahmen und Verifizierung

Wird ein Grenzwert überschritten, folgt ein festgelegter Ablauf: betroffene Ware kennzeichnen und sperren, Ursache beheben (Gerät, Prozess, Person), die betroffene Ware beurteilen und entscheiden, ob sie weiterverwendet, nachbehandelt oder entsorgt wird, die Massnahme und die Entscheidung dokumentieren und die verantwortliche Person informieren. Diese Schritte werden vorab schriftlich festgelegt, damit im Ereignisfall nicht improvisiert werden muss.

Für gesundheitsgefährdende Produkte gilt zusätzlich Art. 23 Abs. 2bis LMG: Wer feststellt, dass von ihm hergestellte, verarbeitete, behandelte oder abgegebene Lebensmittel die Gesundheit gefährden können, muss sicherstellen, dass Konsumentinnen und Konsumenten nicht geschädigt werden. Befinden sich die Waren nicht mehr unter der unmittelbaren Kontrolle des Betriebs, muss dieser unverzüglich die zuständige Vollzugsbehörde informieren und mit ihr zusammenarbeiten. Rücknahme und Rückruf gehören deshalb zum festen Bestandteil der Selbstkontrolle.

Verifizierung heisst: Der Betrieb prüft sein eigenes System, nicht nur die einzelne Messung. Dazu gehören die Kontrolle, ob die Aufzeichnungen vollständig geführt sind, ob die festgelegten Grenzwerte noch zum tatsächlichen Prozess passen, ob Messgeräte stimmen und ob die Mitarbeitenden das Verfahren kennen. Verifizierungen und ihre Ergebnisse werden schriftlich festgehalten, damit Änderungen am System nachvollziehbar bleiben.

Dokumentation führen: Formulare, Checklisten, Arbeitsanweisungen

Die GVG-Leitlinie beschreibt die rechtlichen Vorgaben und die Vorgehensweise; die Umsetzung in die Praxis erfolgt über Checklisten, Arbeitsanweisungen, Rezepturen und ähnliche Dokumente, die der Betrieb selber erstellt und die nicht Bestandteil der Leitlinie sind. Genau diese eigenen Formulare sind es, die bei einer Inspektion vorgelegt werden.

Zu den wiederkehrenden Aufzeichnungen gehören Temperaturkontrollen (Wareneingang, Kühlung, Erhitzung, Heisshaltung), Nachweise über Reinigung und Desinfektion, Schulungsnachweise, Lieferantendaten sowie Angaben zur Rückverfolgbarkeit der Ware. Die Kontrollen lassen sich drei Kategorien zuordnen: Aufzeichnungen bei jedem Vorgang (etwa Wareneingang oder Charge), Aufzeichnungen in festen Intervallen (etwa Kühlraumtemperaturen oder Reinigungspläne) und Aufzeichnungen bei besonderen Ereignissen (Abweichungen, Rücknahme, Rückruf).

Weil nicht dokumentierte Kontrollen im juristischen Sinne als nicht erfolgt gelten, muss die Aufzeichnung im Moment der Kontrolle entstehen und nicht nachträglich ergänzt werden. Korrekturen werden sichtbar vorgenommen – mit Initialen und Datum –, damit die Aufzeichnung glaubwürdig bleibt. Ebenso festzulegen sind Aufbewahrungsort und Aufbewahrungsdauer der Formulare: Die Unterlagen müssen bei einer Kontrolle ohne langes Suchen verfügbar sein, auch für zurückliegende Zeiträume.

Typische Kontrollpunkte für Gastronomie und Verpflegung

Die GVG-Leitlinie gliedert die Vorgaben der Guten Verfahrenspraxis in Themen, die den Kontrollalltag strukturieren. Dazu gehören persönliche Hygiene, Gesundheit und Zutrittsregelungen; Infrastruktur und Einrichtung; Unterhalt, Reinigung und Desinfektion sowie Entsorgung. Ebenso gehören Produktionshygiene, Transport, Täuschungsschutz und Deklaration dazu. Hinzu kommen Rückverfolgbarkeit und das Vorgehen bei der Abgabe gesundheitsgefährdender Lebensmittel.

Daraus ergeben sich wiederkehrende Kontrollpunkte. Dazu gehören Händehygiene und Arbeitskleidung sowie der Umgang mit Krankheitssymptomen und Zutrittsregelungen für Personal und Dritte. Ebenso gehören Reinigungs- und Desinfektionsnachweise inklusive Geräte und Oberflächen, Schädlingsbekämpfung und Schädlingsmonitoring dazu. Hinzu kommen Wareneingang mit Prüfung von Temperatur und Zustand der Ware sowie die durchgehende Kühlkette von der Anlieferung bis zur Ausgabe. Lagerung und Trennung von Roh- und Fertigprodukten sind ebenfalls zu kontrollieren.

Allergene und Deklaration bilden einen eigenen Kontrollbereich: Der Umgang mit Allergenen in Rezepturen, Lagerung, Zubereitung und Service wird in einer Arbeitsanweisung geregelt, und die korrekte Deklaration der Lebensmittel gehört zu den Pflichten der verantwortlichen Person. Täuschungsschutz und Deklaration sind in der GVG-Leitlinie als eigener Themenbereich geführt.

Die Gewichtung richtet sich nach Betriebsart. In der Gemeinschaftsgastronomie mit Spitälern und Heimen ist die Gruppe der Konsumierenden besonders verletzlich; der Schweizer Verband für Spital-, Heim- und Gemeinschaftsgastronomie hat die GVG-Leitlinie mitgetragen. Für Kitas und Tagesbetreuungen sowie für Club- und Vereinswirtschaften existieren eigene Vorlagen der kantonalen Vollzugsbehörden. Bei Veranstaltungen verschiebt sich der Fokus auf die Beschreibung des Anlasses: provisorische Einrichtungen, begrenzte Kühlkapazität, kurzfristig eingesetztes Personal und die Frage, wer während der Veranstaltung für Abweichungen entscheidet.

Mitarbeitende schulen und Dokumentation aktuell halten

Das Kapitel 1 der GVG-Leitlinie verlangt neben der Bezeichnung der verantwortlichen Person und deren Qualifikationen und Pflichten ein Schulungskonzept sowie Stellenbeschriebe für die Mitarbeitenden. Ein Grundsatz der Selbstkontrolle lautet, dass das Personal im hygienischen Umgang mit Lebensmitteln geschult ist – eine Schulung ohne Nachweis erfüllt diesen Punkt nicht.

Jede Instruktion wird deshalb mit Thema, Datum und den beteiligten Personen festgehalten, ebenso, wer instruiert hat. Schulungen gehören nicht nur in die Einführung, sondern auch vor neuen Aufgaben, vor Saison- und Veranstaltungsbetrieb und nach Änderungen von Rezepturen oder Geräten. Kurze, regelmässige Instruktionen mit Bezug zu konkreten betrieblichen Abläufen sind wirksamer als einmalige umfassende Kurse.

Für die Aktualität braucht es einen einfachen Änderungsprozess: Bei neuen Prozessen, Rezepturen, Lieferanten, Geräten oder Räumlichkeiten werden Gefahrenanalyse und Kontrollpunkte überprüft und die betroffenen Formulare angepasst. Dokumente tragen ein Versionsdatum, und im Betrieb ist nur die aktuelle Fassung im Einsatz, damit Checklisten und gelebter Ablauf nicht auseinanderlaufen.

Fazit: HACCP-Dokumentation als Nachweis und Arbeitsinstrument

Eine schlanke, betriebsnahe Dokumentation macht die Kontrollpunkte des eigenen Betriebs sichtbar: Sie hält fest, wo Gefahren entstehen, welcher Grenzwert gilt, wer überwacht und was bei einer Abweichung geschieht. Sie sichert damit die Kontrollen ab – auch bei Personalwechsel oder Stellvertretungen – und dient bei amtlichen Inspektionen als Nachweis, dass der Betrieb seiner Selbstkontrollpflicht nachkommt.

Als Orientierung dient die Leitlinie «Gute Verfahrenspraxis im Gastgewerbe (GVG)»: Sie umfasst die relevanten lebensmittelrechtlichen Bestimmungen und definiert Vorgehensweise und Umfang der Selbstkontrolle. Bestehende Betriebe nutzen sie als Nachschlagewerk bei lebensmittelrechtlichen Fragen und zur Überprüfung der eigenen Selbstkontrolle und des Dokumentationsumfangs; wer einen Betrieb neu übernimmt, kann damit die Selbstkontrolle aufbauen und die Dokumentation erstellen. Zuständig für den Vollzug sind die kantonalen Behörden, die für die wichtigsten Betriebsarten Vorlagen zur Verfügung stellen.